Como seguramente sabrás si te has topado con este artículo, los datos maestros en SAP son un pilar fundamental para el funcionamiento eficaz de cualquier empresa. Dado que los datos maestros corresponden a múltiples módulos o áreas de negocio, su creación y mantenimiento implica a múltiples participantes, como el equipo de compras, el equipo financiero, el equipo de cumplimiento y el propio equipo de datos maestros.
Y luego, hay una verdad desafortunada: en el proceso estándar de creación de datos maestros, SAP carece de una sólida funcionalidad de gobernanza. Por eso, las empresas suelen implantar un gobierno artificial mediante complejas plantillas de Excel, compartidas por correo electrónico para implicar a todos los responsables. Otras desarrollan sistemas externos personalizados que, en última instancia, generan archivos de Excel que, debido a la falta de integración con SAP, dan lugar a procesos de entrada por lotes llenos de errores, que requieren horas de análisis y corrección por parte del equipo de datos maestros.
Las claves del éxito de la gobernanza de datos en SAP
Al implementar un buen gobierno de los datos maestros en SAP es posible evitar incoherencias y duplicidades, garantizar la exactitud de los datos y, por supuesto, cumplir las normativas empresariales y externas.
Para conseguirlo, es esencial:
- Definir con precisión las políticas y normas
- Establecer un proceso claro para la creación, validación y mantenimiento de los datos
- Asignar funciones eficazmente
- Diseñar y poner en marcha una herramienta para ejecutar el proceso.
Sin embargo, esta tarea suele presentar diversos retos que abordaremos en este artículo. Además, te presentaremos la mejor solución disponible en el mercado para conseguir una gobernanza de datos satisfactoria, ya que la solución estándar no siempre proporciona todas las herramientas necesarias para gestionar los datos de forma óptima.
Retos de la gobernanza de datos maestros en SAP
A continuación, analizaremos los retos más comunes a los que se enfrentan los usuarios de SAP en relación con el gobierno de datos maestros.
Definir el flujo de trabajo
La creación de datos maestros, sobre todo para materiales, implica a múltiples participantes de varios departamentos, como compras, finanzas, logística, cumplimiento normativo y el equipo de datos maestros. Cada uno de estos equipos desempeña un papel distinto, aportando información específica para garantizar que los datos sean precisos y alineados con los requisitos empresariales. Sin un flujo de trabajo claramente definido, el proceso puede desorganizarse, dando lugar a errores, ineficacia y riesgos de cumplimiento.
En este flujo de trabajo, los distintos participantes tienen diferentes niveles de responsabilidad. Algunos se encargan de introducir datos en vistas específicas, como compras o finanzas, mientras que otros son responsables de revisar los anexos y conceder aprobaciones. Además, ciertas funciones implican la creación de datos relacionados, como Listas de materiales (BOMs) o routing. Una parte fundamental del proceso es garantizar integridad de los datos, lo que incluye verificar la duplicidad de materiales o proveedores, comprobar el cumplimiento de las listas restrictivas y asegurarse de que se han completado todas las validaciones necesarias antes de continuar. Para evitar confusiones y redundancias, cada participante debe comprender su papel y cuándo se requiere su aportación.
Dado que el proceso de creación de datos maestros sigue una secuencia estricta, definir el flujo de trabajo es fundamental. Establecer pasos claros garantiza que cada tarea se complete en el orden correcto, evitando retrasos y repeticiones. Un flujo de trabajo bien estructurado no sólo mejora la eficiencia, sino que también mejora la precisión de los datos, la gobernanza y el cumplimiento normativo, apoyando en última instancia una mejor toma de decisiones en toda la organización.
Las notificaciones ahorran tiempo
No basta con definir los roles. Todos los participantes tienen que saber cuándo les toca contribuir, y recibir las notificaciones oportunas en el momento adecuado es esencial. Sin una coordinación adecuada, pueden producirse retrasos que provoquen ineficacia e incumplimiento de los plazos.
Cuando cada participante es consciente de su responsabilidad, pero carece de visibilidad sobre cuándo debe actuar, las tareas pueden quedar pendientes durante largos periodos, creando cuellos de botella en el proceso.
Trazabilidad: El primer paso para la optimización es la medición
Cuando intervienen varias personas, el proceso puede llevar más tiempo. Los datos maestros suelen tener un SLA que cumplir, por lo que es esencial incluir una forma de seguir cada paso. Esto incluye identificar los procesos back-and-forth , comprender las razones que hay detrás de ellos, medir el tiempo que tarda cada paso y determinar en qué punto se encuentra el proceso actualmente. Sin una supervisión adecuada, las ineficiencias pueden pasar desapercibidas, provocando retrasos.
Un sistema de seguimiento sólido proporciona visibilidad de todo el proceso, lo que facilita la detección de cuellos de botella e ineficiencias. Analizando dónde y por qué se producen los retrasos, las empresas pueden tomar medidas correctivas, como redistribuir las cargas de trabajo, ajustar los flujos de trabajo o implantar la automatización. Además, el seguimiento ayuda a evitar el trabajo redundante, ya que los participantes pueden ver exactamente lo que se ha completado y lo que aún requiere atención, reduciendo los errores y las repeticiones innecesarias.
Más allá de la eficacia, la trazabilidad desempeña un papel fundamental en el cumplimiento y la gobernanza. Muchos sectores tienen políticas estrictas de gestión de datos que exigen a las empresas mantener pistas de auditoría claras de todos los cambios realizados en los datos maestros. Mediante el seguimiento de cada paso, las organizaciones pueden demostrar su responsabilidad, garantizando que todas las acciones están documentadas, autorizadas y realizadas dentro de los plazos requeridos.
Compromiso de terceros
Cuando se trata de registros de proveedores, los retos que plantean los múltiples participantes, las plantillas de Excel y los intercambios de correo electrónico se vuelven aún más complejos. A menudo, el proceso requiere que los proveedores proporcionen información crítica y envíen documentos, normalmente a través de un formulario. Sin embargo, en lugar de una integración perfecta, un usuario de la empresa debe transcribir manualmente estos datos en el sistema, lo que aumenta el riesgo de errores, incoherencias y falta de información. Esta falta de automatización no sólo ralentiza el proceso, sino que añade una carga administrativa innecesaria.
Procesos manuales y falta de automatización
El problema de la introducción manual de datos no es el único reto de la gestión de datos maestros en SAP. En muchas empresas, los procesos generales de tratamiento de datos en SAP también son manuales, lo que provoca incoherencias y afecta a la calidad y fiabilidad de la información.
Sin flujos de trabajo automatizados, cada departamento puede gestionar la información de forma diferente, lo que da lugar a datos contradictorios u obsoletos. Esto hace que los datos no sean fiables y que los procesos sean ineficaces.
Una solución para optimizar la gobernanza de datos en SAP
Para resolver estos problemas en la gestión de datos maestros de materiales y proveedores en SAP, en Innova hemos desarrollado dos soluciones específicamente diseñadas para mejorar los procesos dentro del sistema SAP. A continuación, te explicamos cómo funcionan y cómo abordan los retos mencionados.
Soluciones para el gobierno de los datos maestros en SAP: SiDM Materiales y SiDM Proveedores
Para mejorar la calidad de los datos, reducir los tiempos de procesamiento, minimizar los errores, automatizar los flujos de trabajo y las aprobaciones, y actualizar la información de forma eficiente -en resumen, para garantizar una gobernanza eficaz de los datos maestros en SAP- en Innova hemos desarrollado dos soluciones:
- SiDM Materiales para gestionar datos maestros de materiales
- SiDM Proveedores para gestionar datos maestros de proveedores
Ambas soluciones están diseñadas siguiendo las mejores prácticas de gobierno de datos maestros dentro del ecosistema SAP. Además, al trabajar directamente con el sistema SAP, sin necesidad de integraciones costosas o complejas, garantizamos un retorno de la inversión más rápido, evitando ralentizaciones durante la adopción y la implantación. Echemos un vistazo más de cerca a lo que ofrece cada solución:
SiDM Materiales. Gestión de datos maestros de materiales
- Evita duplicados: Identifica y corrige los materiales duplicados mediante la comparación automática de campos como EAN, OEM y descripciones.
- Validación de datos: Aplica reglas personalizadas para garantizar que los materiales se crean con información precisa y coherente.
- Flujos de trabajo personalizados: Permite crear flujos de trabajo personalizados y notificaciones con funciones específicas para validar y aprobar los datos antes de utilizarlos.
- Automatización y normalización: Sincroniza los datos de varias plantas y gestiona las migraciones y cambios a gran escala, garantizando que los datos permanezcan actualizados y precisos.
SiDM Proveedores. Gestionar los datos maestros de los proveedores
- Portal web de proveedores: Facilita la carga directa de datos por parte de los proveedores sin necesidad de acceso a SAP (y de conformidad con SAP), eliminando procesos manuales y errores.
- Automatización y Validación: Flujos de trabajo personalizados para revisar y aprobar datos, con notificaciones automáticas y opciones de aprobación directa dentro de SAP.
- Gestión centralizada de documentos: Almacena los documentos en sistemas DMS externos (SharePoint, Azure, AWS S3), garantizando la trazabilidad y el cumplimiento normativo sin afectar a la base de datos SAP.
En resumen, estas soluciones transforman la gestión de datos maestros en SAP, ofreciendo ventajas clave como la mejora de la calidad y la coherencia de los datos, la reducción de los costes operativos y los errores, la aceleración de los procesos, la garantía del cumplimiento de la normativa, y proporcionando algo que el estándar de SAP no incluye: un sólido gobierno de datos, con una adopción rápida y sencilla.
