Retos en el Maestro de Materiales de SAP y cómo afrontarlos.

El Maestro de Materiales de SAP es donde nace toda la cadena de suministro. Y donde empieza a morir cuando las cosas van mal.

 Esta es la primera razón por la que decidimos dejar a un lado los servicios de consultoría SAP tradicional y hacer un spin off en nuestro negocio para centrarnos en abordar estos retos comunes a todas las empresas SAP, a través de una solución fácil de implantar y que funcione para todos.

 Ahora, si no quieres esperar, puedes ir directamente al sitio de SiDM Materiales, pero antes de que te enamores de nuestra aplicación, vamos formal y déjame mostrarte la lista estructurada que hemos encontramos de errores comunes o desafíos en el Maestro de Materiales en distintas  empresas, y el enfoque general para abordarlos, y voy a complementarlo con el buen enfoque que Anjali More añade en su artículo Una Guía Completa de Datos Maestros en SAP MM:

 Principales retos de los datos maestros de materiales en SAP:

1      Datos errados:

1.1        El error ingenuo,

Sólo el grupo de artículos que ha sido eliminado, o la unidad de medida que no existe, no es un gran problema, pero son minutos de retrabajo, especialmente cuando se trata de plantillas de Excel desactualizadas.

1.2        El error complejo,

Cuando SAP le permite crear, un material llamado «Aceite Lubricante» pero por error establece la unidad de medida en «pulgadas» en lugar de litros o barriles. Esto es más riesgoso porque puede pasar desapercibido hasta que se convierta en un gran problema si ya tiene stock o defines un precio de 10 USD por ml en lugar de 10 USD por galón.

Otro gran problema común que existe con datos errados, son los informes errados, como cuando un usuario establece una categoría de valoración errónea y la cuenta de activos de inventario en un informe financiero es errónea porque el valor de la cuenta de materia prima incluye el valor de una pieza de repuesto de alto coste.

Enfoque de la solución: Reglas de negocio, a veces significan fórmulas en una plantilla de Excel, programas de validación no estándar en SAP, o simplemente un manual en PDF para que el usuario lo siga paso a paso.

2      Datos incompletos:

A menudo supone una pérdida de tiempo de soporte, provocando retrasos en la facturación o en la creación de pedidos de compra porque un material no se ha extendido a un centro o falta la vista de compras.

Olvidar las unidades de medida alternativas, o las clasificaciones fiscales, son casos donde SAP le permite crear un material incompleto, pero luego lo cobra caro con mensajes de error justo en el momento de más urgencia.

Enfoque de la solución: De nuevo, se necesitan reglas de negocio, e este caso para definir todas las vistas que se necesitan para cada escenario y unidades organizativas, pero hay diferentes enfoques, a menudo celdas en color rojo escandaloso en plantillas de Excel para advertir a los usuarios sobre las vistas necesarias, o listas de comprobación en documentos. En este caso es más difícil utilizar programas personalizados en SAP o significa soluciones demasiado personalizadas, poco escalables y poco flexibles.

3      Gobierno de datos – Procesos centralizados / descentralizados

¿Quién debe hacer las solicitudes? ¿Quién debe validarlas?  ¿Quién debe crear el material? ¿Y cómo hacerlo a tiempo?

En la mayoría de los casos, diferentes departamentos son responsables de parte de los datos, como los departamentos de compras crean la vista de compras, logística crea los datos de MRP, finanzas las vistas de contabilidad, etcétera. A veces en paralelo, a veces en función de las dependencias.

Pero cómo implicar a todas estas personas sin que se convierta en un proceso burocrático e ineficaz que a veces acaba excluyendo a los usuarios o creando retrasos en la cadena de suministro.

Enfoque de la solución: Los flujos de trabajo son claramente la solución, pero ¿qué herramientas requieren? Lo más habitual: una plantilla viva que va y viene entre diferentes bandejas de entrada, a veces en un orden meticuloso, a veces en una secuencia caótica que tarda días en crear un «mouse» para los portátiles del departamento de contabilidad. Es triste.

Otras soluciones son aplicaciones externas, como formularios en SharePoint, o software personalizado que acaba en una plantilla que el usuario debe cargar en un LSMW o en un programa no estándar con iteraciones de correcciones manuales del archivo.

4      Datos duplicados: el peligro silencioso

El problema es claro: una SKU única creada en SAP 2 o más veces por error, en el mejor de los casos sólo se pierde tiempo para identificar y bloquear el duplicado, en el peor de los casos se duplican las compras, el inventario y, en última instancia, los costos.

Pero aquí quiero profundizar en los planteamientos de solución, porque no son tan obvios como los anteriores.

Enfoque de la solución: He aquí algunas formas de afrontar el reto:

4.1        Basado en la descripción del material (texto breve)

Una de las peticiones más habituales de los clientes y una de las más difíciles de resolver. Se puede utilizar la tecnología más avanzada como la IA, pero soy de la opinión que la validación humana es necesaria, y aquí nuestro ejemplo común de la dificultad de este desafío:

Caso 1: No hay datos duplicados.

Caso 2: Datos duplicados.

En el caso 1, los SKU son tornillos de 3 y 4 pulgadas, así que está bien. No hay datos duplicados.

En el caso 2, las longitudes del texto son diferentes, hay pocas coincidencias, pero las referencias son las mismas. Son datos duplicados.

4.2        Basado en campos clave

Este enfoque es realmente preciso y fácil de identificar desde el principio, en el proceso de creación, o más tarde para los materiales existentes. Aquí se recomiendan campos como «EAN» o «Número de pieza del fabricante».

Un error común es aplicar este enfoque, pero utilizando campos que no son de la vista de datos básicos. Esto no está bien, porque pueden ser campos que dependen de diferentes unidades organizativas, por lo tanto, pueden tener diferentes valores para el mismo material, por lo que serían un enfoque equivocado.

4.3        Basado en las características de clasificación

Esto podría ser incluso más preciso, y es apropiado para las piezas de recambio o repuestos, porque se pueden identificar duplicados con una lista de atributos específicos, independientemente de si los materiales tienen la misma descripción, EAN o número de pieza de fabricante. Por ejemplo, si un usuario crea un «motor eléctrico», deberá establecer características como

Fabricante

Referencia

Tensión de entrada

Sincrónico/Asincrónico

Potencia

RPM’s

Por otro lado, como puedes imaginar, esto requiere una disciplina militar y es difícil de implantar en un maestro de materiales que ya tiene miles de registros.

5      Mantenimiento

Incluso si su empresa tiene un proceso de creación sólido y controlado, es prácticamente imposible tener un maestro de materiales sin errores. Incluso si lo asumimos, las empresas son animales vivos, que crecen, cambian, tienen nuevos escenarios, y es habitual que los nuevos proyectos traigan nuevos requisitos para modificar miles de materiales en un campo específico, o cambiar valores, o extender a nuevas unidades organizativas.

Quizás la empresa tenga un fuerte filtro en el proceso de creación, pero puede tener una puerta abierta en los cambios masivos a todos los errores anteriores (datos incompletos o erróneos), por lo que es importante disponer de herramientas para controlar el mantenimiento así como la creación.

Enfoque de la solución: Normalmente la solución es la misma, plantillas y programas no estándar en SAP, pero a menudo con menos validación o Gobierno.

El enfoque adecuado, independientemente de la solución técnica, es garantizar la aplicación de reglas de negocio para reducir los datos incorrectos e incompletos.

6      Integración

Hay situaciones en las que las empresas necesitan compartir datos maestros de materiales en SAP con otros sistemas y, a veces, el proceso de creación de materiales se inicia en sistemas externos.

En mi opinión, es importante asumir que si SAP es SU ERP, donde ejecuta sus procesos (finanzas, operaciones, ventas), debe ser el centro de su landscape, al menos en lo que respecta a los datos maestros.

Por lo tanto, es conveniente empezar en SAP, crear los datos correctos y sólo entonces activar los eventos para consumir API’s o servicios web para replicar los datos que necesita en otros sistemas.

Si necesita iniciar el proceso en un sistema externo, intente identificar los datos mínimos que necesita compartir con ese sistema, defina un mapeo adecuado de campos e, idealmente, obtenga sólo los datos mínimos necesarios del sistema externo, para completar el resto de los datos del material en SAP, teniendo en cuenta las reglas de negocio y los flujos de trabajo de los que hemos hablado antes.

En cuanto al enfoque de la solución, en este caso, lo siento, pero no hay escpe, es necesario desarrollar integraciones personalizadas, no esperes una respuesta mágica.

Es tiempo de SiDM Materiales

Ahora, creo que merecemos su atención durante unas líneas más, y posiblemente, su amor por nuestra solución SiDM Materiales.

Permítanme explicarles en pocas palabras, en un gráfico, fácil como queremos que sean sus procesos SAP, cómo abordar todos los retos de los Datos Maestros de Materiales:

 Ahora, sé que hemos ido directos a tu corazón, así que… si quieres ver cómo se produce la magia, o si quieres llevar la magia a tus usuarios: