Si gestionas un departamento de compras, probablemente sepas que la gestión de las Solicitudes de Oferta (RFQ) en SAP suele hacerse manualmente o a través de diversas herramientas y canales ineficaces, como el correo electrónico.
En sectores como el de la alimentación y las bebidas y el farmacéutico, hay mucho en juego. La estricta supervisión reglamentaria, las complejas normas de calidad y los ciclos de aprovisionamiento sensibles al tiempo implican que cualquier retraso o error en el proceso de petición de oferta puede causar un impacto operativo y financiero significativo.
Una RFQ que carezca de todos los detalles técnicos, que se estanque en los cuellos de botella de la aprobación o que no llegue a los proveedores adecuados puede acarrear costosas consecuencias, desde materias primas estropeadas hasta retrasos en la producción de medicamentos. Esto hace que agilizar el proceso de RFQ en SAP no sea sólo una buena práctica, sino una necesidad para la competitividad y el cumplimiento.
Este problema con las RFQ en SAP está tan extendido que hemos decidido crear este artículo para recopilar tanto los retos como las soluciones más eficaces que hemos aplicado para abordar este problema. Comencemos.
Por qué el proceso de RFQ es crítico en Alimentación y Bebidas y Farmacia
En estas industrias, la adquisición no es sólo cuestión de precio y entrega: se trata de garantizar la seguridad, la eficacia y el cumplimiento de todos los componentes adquiridos, y se trata de trabajar con plazos ajustados dictados por la vida útil.
Los equipos de aprovisionamiento deben asegurarse de que los ingredientes, los materiales de envasado y el equipo de procesamiento lleguen a tiempo, en la cantidad adecuada y cumpliendo todas las normas de calidad.
Un retraso en la aprobación de un RFQ para un ingrediente crítico puede significar perder un lote de producción, mientras que una mala visibilidad de las respuestas de los proveedores puede llevar a compras de última hora en condiciones desfavorables.
Cualquier interrupción en el abastecimiento puede paralizar las líneas de producción, retrasar el lanzamiento de productos y arriesgarse a incumplir las normas de organismos como la FDA o la EMA. Las RFQ deben recoger todos los detalles, desde la certificación GMP hasta los requisitos de datos de estabilidad, y deben ser trazables para futuras auditorías.
Situación actual de las RFQ en SAP
El principal problema de las RFQ en SAP es la fragmentación de los procesos. Es habitual ver cómo las peticiones de oferta se envían a los proveedores por correo electrónico, los datos se transfieren después a hojas de cálculo Excel para comparar precios, y los documentos se almacenan manualmente en carpetas compartidas. Este enfoque fragmentado suele provocar errores y una pérdida de trazabilidad: la información clave puede perderse entre correos electrónicos y archivos, provocando retrasos y malas decisiones sobre qué oferta es la más ventajosa. En resumen, un proceso tan crítico como las licitaciones de aprovisionamiento se vuelve lento y propenso a errores cuando se gestiona al margen de los flujos de trabajo estructurados de SAP.
Cuando las RFQ se gestionan sin un proceso estandarizado, cada comprador puede seguir su propio método. Los presupuestos de los proveedores llegan en diversos formatos (PDF, Word, PPT, URL, etc.), lo que dificulta la consolidación y comparación de las propuestas. Además, la falta de un canal centralizado requiere un seguimiento manual: llamadas telefónicas para recordatorios, búsquedas de documentos en hilos de correo electrónico y múltiples versiones del mismo presupuesto almacenadas en diferentes lugares. Todo esto añade carga administrativa al departamento de compras y socava la transparencia del proceso.
Cuando un proveedor pregunta por el estado de su propuesta o un directivo quiere revisar cómo se ha adjudicado a un proveedor, la información no está fácilmente disponible en SAP, sino dispersa en correos electrónicos o archivos locales. En resumen, la falta de una gestión integrada de las peticiones de oferta provoca ineficiencias que afectan tanto al rendimiento operativo como a la calidad de la toma de decisiones.
Principales retos de las RFQ en SAP
- Falta de automatización en la creación y presentación de solicitudes: Emitir una RFQ suele requerir numerosos pasos manuales. Por ejemplo, si se utilizan las funciones estándar de SAP, implica generar un documento PDF o impreso con las cláusulas y enviarlo por correo electrónico a cada proveedor. No existe una plataforma centralizada que pueda utilizarse para lanzar RFQs y notificar a los proveedores simultáneamente todas las cláusulas y condiciones. Esta dependencia de los pasos manuales contribuye a la lentitud del proceso y a su vulnerabilidad a la supervisión.
- Falta de recepción centralizada de las ofertas de los proveedores: Las respuestas de los proveedores llegan por varios canales y en diversos formatos, lo que hace que la información sea susceptible de errores o de que falten bits, lo que dificulta la comparación de manzanas con naranjas.
- Comparaciones manuales y subjetivas de las ofertas: El análisis de las ofertas recibidas en SAP suele hacerse copiando los datos en hojas de cálculo y comparando los precios manualmente. Este método no sólo lleva mucho tiempo, sino que también es propenso a errores, y cada evaluador puede valorar las propuestas de forma diferente, al carecer de criterios de evaluación estandarizados. Como consecuencia, las decisiones pueden tomarse basándose en comparaciones inexactas o incompletas, pudiendo pasar por alto la oferta más ventajosa.
- Equilibrar los criterios de evaluación técnicos y comerciales es un reto importante en Farmacia y Alimentación y Bebidas. Las decisiones de compra en estas industrias van mucho más allá del precio, pues requieren una evaluación cuidadosa de la calidad del producto, el cumplimiento de especificaciones y certificaciones estrictas, y plazos de entrega fiables que salvaguarden tanto la continuidad de la producción como las obligaciones normativas. Al mismo tiempo, los aspectos comerciales, como las condiciones de pago y los plazos de entrega, son igualmente importantes. Cuando se gestionan manualmente, combinar estos factores de forma objetiva resulta difícil. Las organizaciones a menudo confían en complejas hojas de puntuación de Excel, que hacen que el proceso sea lento, propenso a errores y menos transparente, complicando en última instancia la comparación justa de las ofertas de los proveedores.
- La pérdida de documentos y la falta de trazabilidad representan un riesgo importante. En Farmacia y Alimentación y Bebidas, donde el cumplimiento estricto y la transparencia son esenciales, depender de correos electrónicos dispersos, llamadas telefónicas y archivos adjuntos suele dar lugar a documentos extraviados o registros perdidos. Esto no sólo ralentiza el proceso de RFQ, sino que también socava la rendición de cuentas. Sin una pista de auditoría clara, resulta difícil demostrar por qué se rechazó a un proveedor, rastrear el historial de evaluaciones o incluso localizar la versión final aprobada de una propuesta ganadora. Estas lagunas en la trazabilidad pueden comprometer el cumplimiento normativo en farmacia o la garantía de calidad en alimentación y bebidas, lo que convierte la falta de documentación centralizada en una debilidad crítica.
- Participación de proveedores no cualificados o no conformes: Sin controles sólidos durante la fase de preselección, las organizaciones corren el riesgo de invitar a proveedores que no cumplen requisitos esenciales, como certificaciones reglamentarias, normas de calidad o procesos de aprobación de la empresa. Al mismo tiempo, los proveedores potencialmente adecuados pueden quedar excluidos simplemente porque no estaban visibles o registrados formalmente en el sistema. Esta falta de transparencia crea ineficacias y aumenta los riesgos de cumplimiento, especialmente en industrias en las que la adhesión a las normas BPF, de seguridad alimentaria o de trazabilidad no es negociable. En última instancia, la ausencia de criterios de selección de proveedores estandarizados y auditables puede dar lugar tanto a la inclusión errónea de vendedores no aptos como a la exclusión de socios cualificados, socavando la equidad, la responsabilidad y la seguridad normativa del proceso de RFQ.
Reforzar el proceso de RFQ en SAP para los sectores farmacéutico y de alimentación y bebidas
Los retos a los que se enfrentan estos sectores pueden mitigarse implantando soluciones digitales especializadas que amplíen las capacidades nativas de SAP. En sectores en los que el cumplimiento, la trazabilidad y los plazos son fundamentales, herramientas como SiGO de Innova se integran directamente con SAP ECC y S/4HANA para abordar las limitaciones del proceso estándar de RFQ. SiGO aporta mayor automatización, flujos de trabajo estructurados y criterios de evaluación integrados, lo que permite a los equipos de compras gestionar procesos de licitación complejos con transparencia y alineación normativa. En lugar de sustituir a SAP, SiGO complementa el módulo MM, permitiendo a las empresas farmacéuticas y de alimentación y bebidas gestionar todo el ciclo de RFQ en un entorno controlado, auditable y fácil de usar.
A continuación se indican las características clave que ofrecen este tipo de herramientas para resolver los problemas mencionados:
Lanza peticiones de oferta con sólo unos clics desde SAP
Con sólo unos clics, el comprador puede iniciar un proceso de RFQ seleccionando los artículos de compra o las solicitudes pertinentes, sin tener que volver a introducir los datos manualmente. Esto elimina tareas repetitivas (como copiar información de SAP a correos electrónicos o documentos) y garantiza que todos los proveedores seleccionados reciban la invitación simultáneamente. Al automatizar la creación y distribución de peticiones de oferta, esta fase inicial se acelera significativamente y se minimizan los errores de introducción de datos.
Portal del proveedor para la presentación directa de propuestas
La solución centraliza automáticamente todas las propuestas en un solo lugar, lo que facilita su seguimiento. En lugar de recoger las ofertas por correo electrónico, esta herramienta proporciona un portal web donde los proveedores introducen sus presupuestos de forma estructurada. Cada proveedor recibe una notificación y accede a una plataforma para ver la RFQ, rellenar los precios y adjuntar los documentos necesarios. Todas las interacciones se producen dentro del portal: adiós a los interminables hilos de correo electrónico y a los archivos dispersos en distintos formatos.
Los proveedores sólo pueden ver su propia propuesta y la información general de la licitación, preservando la confidencialidad. Con estas funciones, mejora la colaboración y no se pierde ninguna propuesta, ya que cada acción queda registrada.
Matrices de evaluación automatizadas basadas en criterios técnicos y comerciales
Una vez recibidas las propuestas, la herramienta ayuda a evaluarlas objetivamente. Permite definir criterios de puntuación personalizables con ponderaciones basadas en las prioridades empresariales.
El sistema calcula automáticamente la puntuación de cada propuesta según estos criterios, eliminando la necesidad de combinar complejas hojas de cálculo. Esto agiliza significativamente el análisis multicriterio y reduce la subjetividad, ya que todas las ofertas se comparan utilizando las mismas reglas predefinidas.
Registro completo y auditable de todo el proceso
Cada paso de la licitación se documenta en una fuente central de información, proporcionando una trazabilidad completa. Todos los documentos (solicitudes, propuestas, anexos) se almacenan de forma organizada y se vinculan al registro de la RFQ. Esos documentos pueden almacenarse en tu DMS preferido, como Sharepoint o AWS S3.
Esto significa que se puede acceder al historial completo de la licitación en cualquier momento dentro de la plataforma. En caso de auditoría o revisión interna, los datos están fácilmente disponibles y son fiables. Un repositorio único y auditable garantiza el cumplimiento de las políticas y normativas de contratación, al tiempo que aumenta la transparencia para los organismos de supervisión.
Creación automática de pedidos y contratos en SAP
Gracias a su integración nativa con SAP, la transición de la fase de licitación a la de compra se realiza sin problemas. Una vez seleccionada la propuesta ganadora, el usuario puede crear el correspondiente pedido o acuerdo marco directamente en SAP desde SiGO, sin ningún reprocesamiento manual. Con un solo clic, el presupuesto adjudicado se utiliza para generar el documento SAP (pedido o contrato), garantizando que todos los detalles negociados se transfieren con precisión.
Esta profunda integración no sólo acelera el proceso, sino que también elimina los errores de transcripción que suelen producirse al pasar de la oferta al pedido. Además, si la estrategia de aprovisionamiento de la empresa consiste en formalizar un acuerdo de suministro a largo plazo, SiGO permite al usuario crear un contrato SAP a partir de la oferta adjudicada, conservando todas las condiciones acordadas. Al permitir este traspaso de forma nativa dentro de SAP, todo el proceso de licitación permanece totalmente conectado al ciclo de aprovisionamiento de SAP, lo que garantiza la coherencia de los datos, la reducción de los tiempos de ciclo y un mayor cumplimiento en toda la organización.
Éstas son sólo algunas de las características clave que puedes esperar de una solución como SIGO. Sin embargo, la mejor forma de comprender su impacto es verlo en acción. ¿Cómo? Simplemente haz clic en el botón de abajo para programar una demostración sin compromiso de la solución.
