Si eres usuario de SAP MM, es probable que estés familiarizado con el hecho de que la entrada manual de mercancías en los procesos SAP suele provocar errores, retrasos y pérdida de trazabilidad, entre otras cuestiones que analizaremos a continuación.
Como resultado, pueden surgir discrepancias en el inventario y falta de visibilidad de los movimientos de material. Sin embargo, existe una solución: integrar las tecnologías de escaneado de códigos de barras y códigos QR en este proceso puede transformar completamente el escenario. En este artículo, repasaremos los principales problemas que resuelve esta tecnología en la entrada de mercancías (y otras operaciones de almacén) en SAP, las ventajas que ofrece y, por supuesto, cómo puedes integrarla en tu empresa.
Problemas comunes en la entrada manual de mercancías en SAP
Incluso en entornos SAP robustos, la entrada de mercancías realizada manualmente en SAP presenta varios problemas recurrentes:
- Entrada manual a partir de documentos físicos: Aunque SAP permite digitalizar muchos procesos de entrada de mercancías en SAP, cuando se siguen utilizando documentos en papel y los datos se introducen manualmente en el sistema, cada entrada debe teclearse en SAP. Esto convierte el proceso en una tarea lenta y laboriosa para el personal del almacén.
- Errores en cantidades, ubicaciones o materiales: Relacionado con el punto anterior, es frecuente introducir erróneamente cantidades unitarias, códigos de material o ubicaciones de almacenamiento, lo que provoca desajustes entre lo registrado y lo realmente existente.
- Falta de trazabilidad y confirmación visual: Sin un registro digital inmediato en SAP en el momento de recibir la mercancía, se pierde la trazabilidad sobre lo que se ha recibido y su estado, lo que complica las auditorías y los procedimientos de seguimiento.
- Imposibilidad de validar en tiempo real con respecto a las expectativas: Si no hay un sistema que conecte directamente la entrada de mercancías en SAP con los pedidos correspondientes, resulta imposible verificar en el momento de la entrada si las mercancías entregadas coinciden con las solicitadas. Los errores sólo se detectan más tarde.
- Falta de pruebas digitales: Cuando no se registra ninguna prueba -como fotos o firmas- en el momento de la recepción de la mercancía en SAP, resulta más difícil demostrar que todo se entregó correctamente o presentar una reclamación al proveedor en caso de discrepancias.
- Desconexión entre el muelle de recepción y el sistema SAP: El punto de recepción físico del almacén y el sistema SAP no comparten información sincronizada. Existe un desfase temporal entre el momento en que se recibe la mercancía y el momento en que se completa la entrada manual en SAP.
Optimizar la entrada de mercancías en SAP con el escaneado de códigos de barras y códigos QR
Los problemas en la entrada de mercancías en SAP comentados anteriormente no sólo dificultan la eficacia operativa, sino que también generan reprocesos, ajustes de existencias y retrasos. Reducen la visibilidad general de la logística de entrada, lo que a su vez afecta al control empresarial y a la capacidad de tomar decisiones con conocimiento de causa.
A la luz de estas limitaciones, integrar la tecnología de escaneado en el proceso de entrada de mercancías en SAP introduce capacidades que transforman fundamentalmente las operaciones. A continuación se indican las principales funciones y mejoras que puede ofrecer la integración de códigos de barras o códigos QR en SAP:
- Escaneado desde dispositivos móviles: Los operarios de almacén pueden utilizar dispositivos móviles (escáneres de mano, smartphones o tabletas) para leer los códigos de los productos directamente en el punto de recepción. Esto permite identificar y registrar automáticamente cada artículo o pedido, eliminando la necesidad de buscar manualmente en documentos en papel o en el sistema. Se evita la introducción de datos, lo que reduce significativamente tanto el tiempo de procesamiento como los errores humanos, y garantiza un método estandarizado de registro de la información.
- Contabilización automática de la entrada de mercancías en SAP: Al escanear la etiqueta con el código del producto, el sistema encuentra automáticamente el pedido y el material para la entrada de mercancías en SAP y actualiza el inventario en tiempo real, sin necesidad de introducir datos manualmente. Esto refleja instantáneamente que las mercancías están disponibles en stock. La ventaja más impactante sea la actualización del inventario en tiempo real: cada artículo recibido se refleja inmediatamente en los registros de existencias del sistema SAP, sin demora.
- Validación inmediata de cantidades y almacenes: Cuando el escaneado está integrado en el proceso, el sistema puede verificar en tiempo real si la cantidad recibida y la ubicación en el almacén son correctas, emitiendo alertas por cualquier discrepancia antes de que finalice la entrada de mercancías en SAP. Asimismo, puede confirmar que las mercancías se colocan en la ubicación designada, evitando errores de almacenamiento.
- Captura de fotos, firmas digitales y geolocalización: Esta solución permite vincular pruebas digitales directamente a cada entrada de mercancías en SAP. El operario del almacén puede hacer una foto del producto entregado o del estado del paquete, recoger una firma digital del proveedor y registrar la geolocalización de la entrega. Todas estas pruebas se adjuntan al movimiento de mercancías en SAP, garantizando la trazabilidad, un control preciso y proporcionando la información necesaria para auditorías o resolución de disputas.
- Interfaz fácil de usar: Las aplicaciones de escaneado para SAP están diseñadas con una interfaz rápida e intuitiva, optimizada para las tareas de almacén. La experiencia del usuario es crucial para fomentar la adopción por parte del personal y minimizar los errores de introducción. Además, como las aplicaciones funcionan en dispositivos móviles, los operarios pueden moverse libremente y registrar la entrada de mercancías en SAP directamente en la zona de descarga, sin depender de estaciones de trabajo fijas.
SiMA: Digitalización completa de los procesos de almacén SAP
Gracias a estas capacidades, la integración de las tecnologías de códigos de barras y códigos QR mejora significativamente el proceso de recepción de mercancías en SAP, haciéndolo más rápido, más preciso, totalmente digital y proporcionando visibilidad de extremo a extremo.
Si buscas una solución que permita estas acciones, SiMA Movimientos de Almacén es la respuesta de Innova para digitalizar completamente la entrada de mercancías en SAP. SiMA no sólo mejora la entrada de mercancías en SAP, sino que sirve como herramienta integral para optimizar todas las ineficiencias del módulo SAP MM relacionadas con los movimientos de almacén:
- Conseguirás una mayor eficacia operativa en la gestión de almacenes gracias a la movilidad y a una capa adicional de automatización de procesos que SAP estándar no cubre.
- Reducirás significativamente los errores al eliminar los procesos manuales y los flujos de trabajo basados en papel.
- Alcanzarás operaciones de almacén 100% digitales y sin papel en SAP, con soporte documentado para cada transacción.
- Los operarios de almacén podrán realizar los movimientos de mercancías en SAP con rapidez, precisión y sobre la marcha, reduciendo drásticamente los errores de transcripción y acelerando las actualizaciones de inventario.
- Mejorarás la trazabilidad y el control de inventarios mediante registros detallados y centralizados con información en tiempo real.
- Aumentarás la fiabilidad de los datos mediante la integración directa con SAP y el uso de herramientas avanzadas como códigos de barras y códigos QR.
Las empresas que han implantado SiMA consiguen operaciones de almacén más eficientes, trazables y fiables, optimizando su entrada de mercancías en SAP de extremo a extremo.
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