A pesar de contar con un sistema sólido, muchas empresas siguen enfrentándose a problemas persistentes de gestión de inventarios en SAP debido a factores como la falta de visibilidad en tiempo real, la dependencia del mantenimiento manual de registros y la desconexión entre las operaciones del almacén físico y el sistema SAP.
El resultado son datos obsoletos, errores y una toma de decisiones deficiente. En Innova hemos preparado este artículo para destacar los principales retos de la gestión de inventarios en SAP que hemos observado en las empresas con las que trabajamos, junto con las soluciones más eficaces que hemos implantado con éxito.
Principales retos de una gestión de stocks ineficaz en SAP
Empecemos por comprender claramente los principales retos que presenta el sistema estándar de SAP en las funciones de gestión de inventarios:
- Falta de trazabilidad en cuanto a responsabilidades y condiciones: La gestión tradicional del inventario dificulta determinar quién realizó cada movimiento y en qué circunstancias cuando se visualiza en el sistema SAP. La ausencia de documentación acreditativa -como firmas, fotos que muestren las condiciones del material o ubicaciones precisas- impide un seguimiento fiable. En casos como daños materiales o discrepancias en los recuentos, no hay registros suficientes para aclarar lo ocurrido, lo que socava tanto la trazabilidad como el control del inventario.
- Interfaz mal adaptada para dispositivos móviles: El sistema estándar de SAP no está diseñado para un uso fluido en dispositivos móviles. Esperar que el personal del almacén interactúe a través del teléfono o tablet con pantallas pensadas para su uso en ordenadores de sobremesa conduce a una gestión ineficaz del inventario. La experiencia del usuario suele ser poco intuitiva, con botones pequeños, navegación compleja y una sobrecarga de campos, lo que provoca retrasos, errores y una tendencia a recurrir a procesos manuales. Sin una aplicación moderna, los trabajadores deben anotar o memorizar datos mientras se desplazan, y luego introducirlos en un PC. Las soluciones web improvisadas suelen carecer de solidez e integración real, lo que obliga a depender de tecnologías anticuadas y reduce la eficacia de la captura de datos en el almacén.
- Dificultad para hacer correcciones: Uno de los problemas más comunes que hemos encontrado en la gestión de inventarios SAP es la imposibilidad de corregir movimientos erróneos directamente desde el almacén. Si se registran cantidades o ubicaciones incorrectas, los trabajadores suelen necesitar ayuda del departamento de administración de inventarios o acceso a un terminal SAP tradicional para anular y volver a crear el documento. Esta falta de autonomía dificulta las operaciones diarias y, hasta que se corrige, deja registros de existencias inexactos, lo que afecta a procesos como la preparación de pedidos o el inventario.
- Visibilidad limitada del inventario en tiempo real: Cuando los datos de inventario no se actualizan en tiempo real, los responsables de logística y planificación deben trabajar con información obsoleta. Esto plantea riesgos operativos, como iniciar pedidos de venta o producción bajo la suposición errónea de que hay existencias disponibles, cuando ya se han utilizado. La desconexión entre el almacén físico y SAP impide una visión real y centralizada de las existencias actuales, lo que reduce la confianza en el sistema.
- Desconexión entre almacén y SAP: Todos los puntos anteriores ponen de manifiesto una desconexión estructural: las operaciones físicas del almacén se producen de forma independiente, y su reflejo en SAP se produce por separado. El sistema ERP se actualiza con retraso, y el almacén funciona sin apoyo en tiempo real del sistema central. Esta desincronización crea silos de información, retrasos en la coordinación interdepartamental y una visión incompleta del estado de la logística. En resumen, sin integración en tiempo real, se pierde la sincronización entre el mundo del inventario físico y el digital.
Soluciones clave para transformar las operaciones de almacén
Ya hemos identificado las ineficiencias de la gestión de inventarios de SAP. Pero, ¿cómo abordarlas? Para superar estos retos, las empresas están adoptando soluciones complementarias a SAP que ayudan a modernizar las operaciones de almacén, haciéndolas más ágiles, precisas y eficientes.
Dada la amplia gama de herramientas disponibles en el mercado, éstas son las características esenciales que debe incluir cualquier solución elegida:
Registro digital de entradas, salidas y transferencias de mercancías
Cada movimiento de inventario debe capturarse directamente en SAP mediante dispositivos digitales, justo en el momento en que se produce. Al eliminar los formularios en papel y las hojas de cálculo, cada entrada de mercancías, salida de producción o transferencia interna se registra con precisión y en tiempo real.
Esto garantiza que el sistema refleje siempre la situación real de las existencias y ayuda a evitar omisiones o retrasos al final del día, optimizando así el flujo operativo.
Escaneado de códigos de barras o QR mediante dispositivos móviles o tabletas
La integración del escaneado de códigos de barras o códigos QR mejora significativamente la captura de datos en el almacén. Los operarios pueden escanear etiquetas de materiales, números de lote o ubicaciones de almacenamiento directamente desde un smartphone o tableta, eliminando la introducción manual de datos.
Esta automatización reduce los errores de transcripción y acelera las operaciones. Por ejemplo, recibir un palé es tan sencillo como escanear un código para registrar el material y la cantidad en SAP en cuestión de segundos. Como el escaneado está totalmente integrado, los datos se validan y actualizan instantáneamente en el sistema.
Pruebas fotográficas y firma digital
Incorporar documentación fotográfica y firmas digitales mejora la trazabilidad. Desde un dispositivo móvil, los trabajadores pueden hacer fotos de los materiales recibidos o del contenido del envío y capturar la firma digital de la persona que entrega o recibe la mercancía.
Estas pruebas se vinculan automáticamente a la transacción SAP correspondiente, proporcionando documentación inmediata. Si un producto llega dañado, una foto registra su estado; si se envían materiales a producción, se almacena la firma del destinatario, lo que elimina la necesidad de registros físicos y mejora la visibilidad de las condiciones operativas.
Corrección o anulación de movimientos desde dispositivos móviles
Las operaciones de almacén modernas exigen rapidez y flexibilidad. La solución que elijas debe permitir al personal del almacén corregir errores de forma rápida e independiente. Si un operario introduce por error 50 unidades en lugar de 5, o selecciona la ubicación equivocada, debe poder editar o cancelar la entrada directamente desde su dispositivo móvil.
Esto evita tener que depender de un supervisor o acceder a un terminal SAP tradicional. Estas funciones garantizan la actualización instantánea de los datos, capacitan al personal del almacén, reducen el tiempo de inactividad y mantienen registros de inventario fiables, incluso cuando se producen errores, pero conservando las autorizaciones y funciones en SAP.
Equipa tu sistema SAP con la solución de gestión de inventario que necesita: SiMA
Una gestión del inventario realmente eficaz requiere integración, inmediatez y sencillez. Para lograrlo, el software debe permitir el registro de transacciones en tiempo real, la captura automatizada de datos, la minimización de los errores humanos y la trazabilidad completa, todo ello accesible a través de dispositivos móviles.
En este contexto, Innova ha desarrollado SiMA (Solución Integrada de Movimiento de Almacén), una aplicación diseñada específicamente para satisfacer todas las necesidades funcionales descritas anteriormente, de forma nativa y totalmente integrada con SAP. Todas las funciones esenciales mencionadas anteriormente -desde el registro digital en tiempo real y el escaneado de códigos de barras hasta la captura de pruebas y la corrección ágil de errores- están perfectamente integradas en su diseño.
Con SiMA, todas las operaciones de almacén -entradas, salidas, transferencias y ajustes de mercancías-se registran digitalmente en tiempo real. Esto elimina por completo los procesos basados en papel y garantiza que SAP refleje el verdadero estado de las existencias en cada momento.
Gracias a su diseño mobile-first y a su profunda integración con SAP, SiMA permite a los operarios de almacén trabajar rápida y fácilmente desde teléfonos inteligentes o tabletas. La interfaz está optimizada para el uso diario, con cada movimiento registrado junto con el usuario, la fecha, la hora y, cuando sea necesario, pruebas de apoyo como fotos o firmas. Los usuarios también pueden corregir o anular movimientos directamente desde su dispositivo móvil.
Ventajas de la gestión de inventarios con SiMA
- Mayor eficiencia operativa: La movilidad y la automatización de procesos agilizan las operaciones diarias del almacén, acelerando las tareas e impulsando la productividad.
- Reducción drástica de errores: Al eliminar los procesos manuales y el papeleo, se reducen considerablemente los errores humanos, lo que se traduce en una mayor precisión y menos reprocesamientos.
- Trazabilidad y control de inventario mejorados: Los registros detallados en tiempo real proporcionan una visibilidad total del inventario, lo que hace que el seguimiento y la gestión sean más eficaces.
- Optimización de costes: Utilizar dispositivos móviles rentables y eliminar los gastos relacionados con la impresión y el almacenamiento de documentos físicos supone un ahorro significativo.
- Mayor fiabilidad de los datos: La integración directa con SAP y el uso de herramientas avanzadas como códigos de barras y códigos QR garantizan datos precisos, actualizados y fiables.
En definitiva, SiMA es una solución sólida alineada con los principios de la transformación digital, que optimiza los procesos de almacén, aumenta la fiabilidad de los datos y mejora significativamente la eficiencia operativa, todo ello a través de una interfaz móvil intuitiva totalmente integrada con SAP.
