En los entornos SAP, los datos de materiales, proveedores u otros datos maestros suelen estar repartidos entre varias unidades organizativas, sistemas externos y usuarios. Esta fragmentación complica la sincronización de la información, provoca incoherencias y socava la eficacia operativa, provocando retrasos, errores y repeticiones que afectan negativamente a la empresa.
Ante esta realidad, surge la necesidad de una solución que permita la integración de datos maestros en SAP. Pero, ¿en qué consiste exactamente esta integración? ¿Cómo podemos aplicarla eficazmente? ¿Con qué retos nos podemos encontrar? Abordaremos todas estas cuestiones en esta entrada del blog.
Principales retos de la falta de integración de datos maestros en SAP estándar
Antes de sumergirnos en la solución -y aunque ya hemos destacado algunos problemas-, es importante resumir los principales retos a los que se enfrentan las empresas cuando carecen de una integración adecuada de los datos maestros en sus sistemas SAP:
- Ausencia de una gobernanza de los datos maestros en SAP estándar: La falta de gobernanza permite que se creen registros maestros duplicados. Estos duplicados dan lugar a incoherencias, como compras repetidas del mismo material con entradas diferentes o excedentes de inventario debidos a referencias duplicadas, problemas que están directamente relacionados con una integración deficiente de los datos maestros.
- Datos maestros dispersos por varios sistemas o divisiones: El conocimiento de los datos maestros suele estar distribuido por distintos departamentos o unidades de negocio, y el SAP en su versión estándar no ofrece una forma sencilla de consolidar todos estos datos dispersos. Esto crea registros obsoletos o incompletos e impide una visión unificada de los procesos empresariales, lo que pone de manifiesto la necesidad de integrar los datos maestros.
- Manual e Ineficiente de la gestión de datos maestros: Gran parte del trabajo de integración de datos maestros es manual: transcribir datos de hojas de cálculo, correos electrónicos o plantillas externas a SAP. Este proceso es lento, carece de validación en tiempo real e introduce errores y sobrecarga administrativa.
- No admite reglas empresariales avanzadas: La versión estándar de SAP restringe la integración eficaz de los datos maestros al no permitir la aplicación de reglas empresariales que garanticen la coherencia de los datos entre entidades. Como resultado, pueden cargarse combinaciones no válidas sin que el sistema emita alertas, propagando los errores por toda la empresa.
- Mala alineación entre solicitantes y validadores: La falta de flujos de trabajo estructurados que impliquen a los departamentos responsables durante la creación de datos da lugar a un proceso desconectado. Sin la secuencia correcta de revisiones y aprobaciones, la integración de datos maestros adolece de entradas inexactas o incompletas.
- Sin flujos de trabajo de aprobación nativos ni seguimiento del rendimiento: SAP estándar carece de flujos de trabajo integrados para gestionar el proceso de aprobación de la creación o modificación de datos maestros, uno de los componentes más cruciales de la integración de datos maestros. Las empresas suelen depender de canales ineficaces (correos electrónicos, llamadas) o de desarrollos personalizados, lo que hace casi imposible auditar el historial de datos. Además, sin métricas de rendimiento, las organizaciones no pueden evaluar cuánto tiempo se tarda en completar una solicitud de datos maestros ni supervisar los SLA, retos directamente relacionados con una integración inadecuada de los datos maestros.
Soluciones técnicas estructuradas para lograr una integración eficaz de los datos maestros en un sistema SAP
La buena noticia es que existen enfoques técnicos para abordar los problemas comentados anteriormente. Implantar una solución de integración de datos maestros en SAP significa mejorar el sistema ERP con una capa adicional de control, calidad y eficacia.
Para elegir la mejor opción, las organizaciones deben plantearse adquirir una herramienta externa que complemente su entorno SAP. Sin embargo, no todas las soluciones cubren los aspectos necesarios. A continuación se indican algunas características clave que debe incluir cualquier solución de integración de datos maestros:
Portal unificado para la creación y el mantenimiento centralizados de datos maestros
Uno de los elementos esenciales para lograr una integración eficaz de los datos maestros en un sistema SAP -o en cualquier sistema- es disponer de un portal único dedicado a la gestión de los datos maestros. Centralizar todas las solicitudes de creación y modificación de datos en un solo lugar proporciona un mejor control. Lo ideal es que este portal esté integrado de forma nativa con SAP para agilizar el proceso.
El uso de un portal de este tipo permite no sólo la estandarización de la información y la coherencia de los datos maestros a lo largo de todo su ciclo de vida, sino también la eliminación de pasos manuales redundantes. Cada registro de datos maestros se solicita y gestiona a través de la misma interfaz, lo que proporciona una visibilidad completa y garantiza que todas las áreas de negocio consulten y actualicen la misma fuente de verdad.
Validación automática de campos clave mediante reglas de negocio
Para garantizar una integración continua de los datos maestros en SAP, simplificando al mismo tiempo los procesos internos, la solución elegida debe incorporar validaciones automatizadas para los campos críticos. Esto se hace mediante reglas empresariales configurables, que permiten al sistema verificar instantáneamente que los campos clave cumplen el formato y la lógica requeridos.
Por ejemplo, el sistema podría validar que un número de identificación fiscal tiene el formato correcto y no está duplicado, comprobar que los códigos bancarios existen y corresponden al país indicado, o incluso autocompletar campos utilizando lógica de inferencia, como asignar el país basándose en la dirección del vendedor.
Estas validaciones previas garantizan una integración de datos maestros de alta calidad, ya que evitan la introducción de datos incorrectos o incompletos, reducen la carga de trabajo del equipo de datos, minimizan las correcciones manuales y evitan errores críticos.
Flujos de trabajo colaborativos con funciones definidas
Para garantizar la calidad, integridad e integración de los datos maestros en SAP, es aconsejable utilizar herramientas que admitan configuraciones del flujo de trabajo con funciones claramente definidas, desde el usuario solicitante, pasando por los especialistas funcionales, hasta los aprobadores finales responsables de la creación de datos en el sistema.
Estos flujos de trabajo colaborativos garantizan que ninguna parte interesada quede excluida del circuito de validación y que se asigne claramente la responsabilidad de cada segmento de datos. El resultado es un proceso más ágil, transparente y auditable que sustituye los intercambios informales por una secuencia controlada dentro de la herramienta, reforzando el enfoque general de integración de datos maestros.
Reglas para la correcta extensión a centros y unidades organizativas
Una limitación habitual en la gestión de datos maestros de materiales de SAP es la creación incompleta de registros: materiales que no se han activado para todas las ubicaciones, almacenes o canales de venta en los que se necesitarán.
Para solucionarlo, la solución seleccionada debe incorporar reglas de extensión que automaticen o guíen la creación de datos maestros en todas las unidades organizativas pertinentes. Según el tipo de material u otros atributos clave, el sistema debe sugerir o realizar automáticamente la extensión del material a las vistas necesarias, como compras, ventas, planificación y finanzas.
Esto garantiza que los nuevos materiales estén listos para su uso en todas las áreas necesarias desde el primer día, evitando errores por falta de activaciones o información incompleta, lo que contribuye a una sólida integración de los datos maestros.
Sistemas para detectar y bloquear duplicados antes de su creación
Por último, un componente crítico de cualquier solución de integración de datos maestros en SAP es la capacidad de detectar duplicados antes de que se consignen en la base de datos. La herramienta debe comparar cada nueva solicitud con los registros existentes, comprobando las coincidencias en campos clave como el nombre, el NIF, los códigos EAN o las descripciones de los materiales.
Si se encuentra un duplicado potencial, el sistema debe alertar al usuario o incluso bloquear la creación, permitiendo verificar si el registro ya existe.
Este mecanismo de filtrado reduce drásticamente la proliferación de entradas duplicadas y ayuda a mantener la integridad a largo plazo del repositorio de datos maestros. En lugar de depender de esfuerzos periódicos de limpieza, se evita el problema en su origen, una capacidad esencial para la integración sostenible de los datos maestros.
Soluciones de Innova más allá de la integración de datos maestros: SiDM Proveedores y SiDM Materiales
Teniendo en cuenta todo lo anterior, Innova ha desarrollado soluciones especializadas que dan vida a estas mejoras y ofrecen todo lo necesario para una gestión óptima de los datos maestros en SAP: SiDM Proveedores y SiDM Materials, diseñadas para la gestión integral de los datos maestros de proveedores y materiales, respectivamente.
SiDM Proveedores- Gestión e integración de datos maestros de proveedores en SAP
SiDM Proveedores es una solución que mejora la calidad y la trazabilidad de los datos de los proveedores desde el origen. Estandariza el proceso de incorporación mediante la participación directa del proveedor, automatiza las revisiones internas y permite la integración de la información validada en SAP. Además, garantiza el cumplimiento de la normativa mediante la compatibilidad con sistemas externos de gestión de documentos.
Características principales:
- Portal web que permite a los proveedores cargar sus datos sin necesidad de acceder a SAP
- Validación automática de campos clave y documentos adjuntos
- Detección de proveedores duplicados (por ejemplo, a través del NIF)
- Flujos de trabajo colaborativos con notificaciones automáticas
- Aprobación directa desde SAP
- Almacenamiento de documentos en plataformas DMS externas como SharePoint, Azure o AWS S3
- Registro totalmente rastreable de todas las acciones realizadas por cada usuario
SiDM Materials - Gestión e integración de datos maestros de materiales en SAP
SiDM Materiales permite la gestión centralizada del maestro de materiales mediante la aplicación de reglas de negocio que garantizan la integridad y coherencia de los datos. La herramienta optimiza la creación, validación, mantenimiento y ampliación de materiales, con soporte para flujos de trabajo de aprobación y actualizaciones masivas controladas.
Características principales:
- Interfaz unificada para la creación y mantenimiento de materiales
- Aplicación de reglas empresariales para garantizar la integridad de los datos
- Comparación automática de campos como EAN, OEM y descripciones
- Detección y corrección de materiales duplicados
- Validaciones personalizadas para campos estándar y específicos
- Sincronización de datos entre centros
- Gestión de migraciones y actualizaciones masivas controladas
- Flujos de trabajo de aprobación configurables que implican a varias áreas de la empresa
