En sectores como el del petróleo y el gas, la minería, la construcción y la agroindustria, las operaciones sobre el terreno son continuas y dependen en gran medida de materiales y piezas de repuesto gestionados por equipos de terceros. Sin embargo, la creación de reservas de material y la salida de mercancías en SAP, mediante transacciones como MB21 y MIGO, no están diseñadas para controlar y dar soporte a procesos ágiles in situ, especialmente cuando se trabaja con contratistas externos.
Este artículo examina los retos que plantea la gestión de materiales en estas industrias, como la falta de movilidad, control y trazabilidad, e introduce soluciones innovadoras que mejoran la creación y gestión de reservas en SAP, mejorando así la eficacia operativa y el control en tiempo real.
Problemas comunes en la creación de reservas de material en SAP en todas las industrias con operaciones en campo
En los sectores que hacen un uso intensivo del terreno, como el del petróleo y el gas, la minería, la construcción y la agroindustria, los problemas para crear reservas de material en SAP suelen derivarse de dos factores clave: las operaciones continuas sobre el terreno y la dependencia de servicios subcontratados o contratistas externos. Estos equipos de terceros -que van desde proveedores de mantenimiento a empresas de construcción subcontratadas- operan lejos de las oficinas corporativas y requieren acceso inmediato a los materiales a medida que surgen las necesidades in situ.
El principal reto consiste en gestionar la solicitud, aprobación y entrega de estos materiales de forma eficiente a través de SAP. En la práctica, las solicitudes suelen presentarse mediante llamadas telefónicas, mensajes de texto o formularios en papel enviados al almacén central, lo que provoca retrasos, errores de transcripción y falta de trazabilidad. Además, muchos contratistas carecen de acceso directo a SAP, e incluso cuando lo tienen, las transacciones estándar (como MB21 para la creación de reservas o MIGO para la contabilización de consumos) no están diseñadas para su uso sobre el terreno o en dispositivos móviles.
Esto supone un obstáculo importante para la gestión eficaz de las reservas de material en SAP y pone de manifiesto la necesidad de una solución más ágil y adaptada a las realidades de las operaciones sobre el terreno y la colaboración con terceros. En las siguientes secciones se exponen las deficiencias del modelo actual y se proponen soluciones viables.
Retos en la gestión y creación de reservas de material con SAP estándar
El enfoque estándar de SAP para las reservas de material presenta varias limitaciones en contextos de operaciones sobre el terreno, entre ellas:
- Problemas de usabilidad y falta de movilidad: En SAP, las reservas se crean mediante la transacción MB21 y el consumo de material se registra con MIGO. Estas interfaces son complejas y no son fáciles de usar para los no expertos, y no están optimizadas para dispositivos móviles. Es poco probable que un contratista sobre el terreno pueda navegar por las pantallas de SAP desde un teléfono o una tableta. En la práctica, el personal en el terreno anota sus solicitudes en papel o las comunica por teléfono al almacén, donde un empleado interno introduce la reserva en SAP o expide el material. Este proceso manual causa retrasos y aumenta el riesgo de errores de transcripción, y a menudo da lugar a datos de existencias y disponibilidad obsoletos en SAP.
- Falta de control, aprobación y trazabilidad: SAP estándar no proporciona un flujo de trabajo de aprobación para la creación de reservas: cualquier usuario autorizado puede generar una reserva sin validación previa. Esto da lugar a una supervisión limitada, que permite la asignación de materiales críticos o de alto coste sin supervisión formal. Además, los documentos de reserva no pueden capturar información contextual ni pruebas: SAP no suele hacer un seguimiento preciso de quién inició la solicitud (ya que los usuarios internos suelen presentarlas en nombre de los contratistas), y no hay soporte para archivos adjuntos como fotos o justificaciones. El único registro físico suele ser un papel firmado archivado fuera del sistema. Si una reserva no se utiliza, la reserva permanece bloqueada hasta que se cancela manualmente, lo que afecta a la disponibilidad para otras solicitudes. Además, la falta de registros adecuados dificulta la auditoría de quién solicitó y aprobó las reservas, quién recogió el material, con qué fin y en qué condiciones, lo que plantea riesgos de mal uso del inventario y complica la resolución de discrepancias.
La Solución de Reservas SAP Ideal: ¿Qué debe incluir el sistema?
Para superar estas limitaciones, una solución eficaz debe incorporar las siguientes características:
- Fácil creación de reservas desde las operaciones en campo: Permite al personal que opera en el terreno-incluidos los contratistas autorizados- crear reservas de material SAP fácilmente desde dispositivos móviles.
- Interfaz sencilla y fácil de usar: Permite a los usuarios seleccionar materiales por código, descripción o escaneado, e introducir la cantidad y el destino (por ejemplo, orden de trabajo o proyecto) sin depender de formularios en papel o de la interfaz gráfica de SAP a través de un escritorio. Esto permite realizar solicitudes en tiempo real directamente sobre el terreno.
- Notificaciones en línea y flujos de trabajo de aprobación: Para materiales críticos o solicitudes de gran volumen, el sistema debe activar alertas inmediatas al supervisor designado, que puede aprobar o rechazar la reserva directamente desde su dispositivo móvil. Esto garantiza el control sin retrasos.
- Integración de códigos de barras y QR: Para mejorar la velocidad y la precisión, la solución debe admitir el escaneado de códigos de barras o QR tanto para los materiales como para los documentos de reserva, eliminando la introducción manual de datos y reduciendo los errores para los solicitantes y los operarios de almacén.
- Trazabilidad digital completa: Cada transacción debe estar respaldada digitalmente, incluyendo fotos (por ejemplo, de piezas dañadas o artículos entregados), firmas digitales de los contratistas en el momento de la recepción y registros de geolocalización en el punto de entrega. Esto permite un proceso totalmente auditable y sin papeles.
Soluciones principales para gestionar reservas de material con terceros en SAP
Si buscas agilizar el proceso de creación y gestión de reservas de material en SAP, las tres soluciones siguientes desarrolladas por Innova -SiMA, SiLI y SiPM- ofrecen una integración total con SAP. Estas herramientas están diseñadas para mejorar la movilidad, la trazabilidad, el control y la aprobación a lo largo de todo el proceso de reserva, por lo que son ideales para operaciones en las que intervienen contratistas y equipos de campo.
SiMA - Movilidad y Trazabilidad de los Movimientos de Almacén
SiMA (Sistema de Movimiento de Almacenes) es una solución web y móvil centrada en facilitar la gestión totalmente digital de las reservas y entregas de material. Permite a los usuarios crear reservas, ver los artículos pendientes y registrar las salidas de mercancías directamente desde un dispositivo móvil, sin esperar a tener un acceso de escritorio a la GUI de SAP.
Ventajas clave para la gestión de reservas SAP:
- Visibilidad total en tiempo real de las operaciones de almacén, eliminando los retrasos y errores de los procesos manuales.
- Interfaz fácil de usar y optimizada para móviles, diseñada para su uso sobre el terreno, que permite al personal registrar los movimientos de forma eficaz sin necesidad de un ordenador de sobremesa.
- Flujo de trabajo totalmente digital: adjunta fotos, captura firmas digitales de los destinatarios y elimina la documentación en papel.
- El escaneado de códigos de barras y códigos QR para garantizar la identificación precisa de los materiales durante la entrada de mercancías, las transferencias y las salidas de mercancías reduce los errores de introducción manual y preserva la integridad de los datos en SAP.
SiLI - Aprobaciones inteligentes para reservas manuales
SiLI introduce una capa de aprobación inteligente en SAP, que permite revisar y aprobar las solicitudes de reserva de material antes de procesarlas. Esto es especialmente útil en escenarios en los que el SAP estándar carece de un flujo de trabajo de aprobación. SiLI automatiza el proceso de aprobación basándose en criterios predefinidos, como el tipo de material, el valor o las asignaciones (por ejemplo, el centro de coste).
Ventajas clave para la gestión de reservas SAP:
- Fortalecimiento de gestión de inventarios en SAP y prevención del consumo de material no autorizado o erróneo.
- Aprobaciones móviles en tiempo real: los supervisores reciben notificaciones y pueden aprobar solicitudes directamente desde sus dispositivos, evitando retrasos operativos.
- Pista de auditoría completa: cada aprobación o rechazo se registra con usuario y marca de tiempo, garantizando una trazabilidad completa para futuras auditorías.
SiPM - Mantenimiento móvil con gestión de recambios sobre el terreno
SiPM (Smart Plant Maintenance) está hecho a medida para los técnicos de mantenimiento que necesitan gestionar órdenes de trabajo y reservas de material asociadas a las operaciones en campo. La solución permite a los usuarios ver, liberar y confirmar órdenes de trabajo y registrar el consumo de material, todo desde un dispositivo móvil, totalmente sincronizado con SAP en tiempo real.
Ventajas clave para la gestión de reservas SAP:
- Ciclo de mantenimiento transparente y eficaz: desde la detección de problemas hasta la entrega y el consumo de piezas de repuesto.
- Generación inmediata de nuevas reservas cuando se necesiten materiales adicionales al plan inicial, evitando retrasos.
- Trazabilidad digital completa: cada transacción puede incluir fotos o cualquier archivo adjunto que necesites.
- La sincronización en tiempo real con SAP garantiza que las reservas y las órdenes de trabajo estén siempre actualizadas y accesibles desde cualquier lugar.
- Almacenamiento externo de archivos: Aunque los soportes y las fotografías siguen vinculados a los pedidos de SAP, los archivos reales pueden almacenarse en SharePoint, Google Cloud o AWS S3, lo que ayuda a mantener limpia y optimizada la base de datos de SAP.
