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Los proyectos gestionados con SAP en el sector de la construcción se caracterizan por una ejecución muy descentralizada, múltiples frentes de trabajo activos y una fuerte dependencia de proveedores y contratistas. En este entorno, el sistema no sólo debe garantizar el control financiero y la trazabilidad de los documentos, sino también seguir el ritmo real de las operaciones de la obra.
Basándonos en nuestra experiencia como especialistas en optimizar el uso de SAP en el sector de la construcción, hemos identificado de forma recurrente áreas en las que el modelo ERP estándar crea fricciones operativas. No se trata de problemas básicos de configuración o falta de control, sino de la necesidad de adaptar el sistema a la dinámica real del sector.
A partir de este análisis, hemos preparado este artículo para identificar los principales retos de agilidad que afectan a las empresas de construcción que utilizan SAP, y para presentar soluciones específicas diseñadas para abordarlos de forma directa y estructurada.
Retos de agilidad en los proyectos de construcción gestionados con SAP
A través de un extenso trabajo práctico con SAP en el sector de la construcción, en Innova hemos identificado tres grandes fricciones estructurales que suelen afectar al progreso y control de los proyectos.
Necesidad de movilidad en la obra
En la construcción, la ejecución es física y descentralizada. Los jefes de obra y los supervisores toman decisiones directamente sobre el terreno. Sin embargo, muchas organizaciones siguen funcionando con un modelo en el que la introducción de datos SAP depende del acceso físico a la oficina.
Esto crea varios problemas:
- Las aprobaciones de compras urgentes se retrasan porque los aprobadores deben acceder al sistema ERP.
- Las reservas de material se gestionan de manera informal y se registran posteriormente.
- Los movimientos del almacén se anotan en papel y se transcriben después.
- Las notificaciones de mantenimiento se crean sólo cuando el problema ya ha causado un impacto operativo.
El resultado es un desfase entre la ejecución real y la información disponible en el sistema. En proyectos con márgenes ajustados y plazos exigentes, este desfase afecta a la planificación, el control de costes y la coordinación del equipo.
Cuando el uso de SAP en la construcción no se ajusta a la realidad in situ, el sistema pierde su capacidad de proporcionar el control y la capacidad de respuesta por los que es conocido y se convierte en un mero repositorio administrativo.
Gestión de grandes volúmenes de materiales en múltiples proyectos
El segundo reto estructural es la complejidad del maestro de materiales. En los entornos de construcción intervienen materiales estructurales, componentes técnicos, consumibles, piezas de recambio, elementos prefabricados y equipos auxiliares. Estos materiales se utilizan en distintos proyectos, plantas y ubicaciones temporales.
Sin una sólida gobernanza de datos en SAP, surgen los siguientes problemas recurrentes:
- Creación duplicada del mismo material con pequeñas variaciones en la descripción.
- Materiales no extendidos a los centros requeridos, provocando errores en las compras o transferencias.
- Unidades de medida incorrectas que afectan a cantidades y valoraciones.
- Clases de valoración mal definidas que distorsionan el análisis financiero por proyecto.
Estos errores tienen graves consecuencias para las empresas de construcción. Afectan directamente al control presupuestario, a la conciliación de inventarios y a la fiabilidad de los informes de costes de los proyectos.
Los sistemas SAP, tanto en construcción como en cualquier otro sector, requieren un maestro de materiales coherente y gobernado. De lo contrario, el sistema amplifica los errores en lugar de mitigarlos.
Gestión intensiva de proveedores y contratistas
El sector de la construcción depende de una extensa red de proveedores y subcontratistas. Cada proyecto puede implicar a decenas de terceros, con contratos, certificaciones y facturación basada en el progreso.
Sin mecanismos estructurados, la interacción con estas partes interesadas se fragmenta:
- Correos electrónicos para comprobar el estado de los pedidos de compra.
- Llamadas telefónicas para confirmar las entregas.
- Envío manual de certificados fiscales.
- Reenvío de facturas por errores en la introducción de datos.
Esto crea sobrecarga administrativa y falta de transparencia. En las empresas que utilizan SAP en la construcción, la ausencia de un canal estructurado de colaboración externa acaba afectando tanto a la eficacia interna como a la percepción de los proveedores.
Optimizar SAP en la construcción también significa estructurar eficazmente estas relaciones externas.
Reforzar SAP para afrontar los retos de la construcción
Una vez identificados los principales retos que afectan al uso de SAP en la construcción, el siguiente paso es reforzar el sistema con soluciones específicamente diseñadas para intervenir en estos puntos críticos.
Basándonos en nuestra experiencia en el sector, hemos definido un conjunto de soluciones que pueden implantarse de forma independiente o combinada, en función de las prioridades de cada organización. Estas soluciones abordan la movilidad sobre el terreno, la gobernanza del maestro de materiales y la gestión estructurada de proveedores y contratistas.
A continuación, analizamos estas soluciones centrándonos en las funcionalidades que permiten agilidad sin sacrificar la trazabilidad ni el control dentro de SAP.
Soluciones de movilidad para la ejecución sobre el terreno
El primer eje de optimización de SAP en la construcción es la movilidad operativa. La ejecución en obra requiere que el sistema esté disponible allí donde realmente se realiza el trabajo.
Las soluciones que abordan esta necesidad incluyen:
- SiLI, para la aprobación ágil de documentos de compra y reservas.
- SiMA, para movimientos de almacén y gestión de inventarios sobre el terreno.
- SiPM, para crear e informar de avisos de mantenimiento y órdenes de trabajo directamente desde el sitio.
Aprobaciones ágiles con SiLI
Las estrategias estándar de liberación en SAP suelen depender del acceso directo al sistema. En los proyectos en los que los gestores se desplazan entre sedes o asisten a reuniones técnicas, este modelo provoca retrasos.
SiLI permite ejecutar las estrategias de aprobación SAP existentes desde cualquier dispositivo. Los aprobadores reciben notificaciones automáticas y pueden:
- Aprobar o rechazar documentos.
- Revisar la información relevante consolidada.
- Añadir comentarios con total trazabilidad.
Todas las acciones respetan las validaciones y funciones de autorización SAP existentes, incluida la segregación de funciones.
Para las empresas de construcción que utilizan SAP, esto significa que las decisiones críticas ya no dependen del acceso físico al sistema ERP. Los flujos de aprovisionamiento se aceleran sin perder gobernanza.
Movimientos de almacén en tiempo real con SiMA
El registro manual en papel seguido de una transcripción posterior es una fuente habitual de errores in situ. SiMA permite el registro directo desde dispositivos móviles de:
- Entradas de mercancías.
- Traslados entre sedes.
- Salidas de mercancía para consumo del proyecto.
- Inventarios físicos.
- Anulaciones de documentos de materiales.
La solución integra el escaneado de códigos de barras o QR y registra los datos en tiempo real en SAP. También admite firmas digitales, captura de fotos y geolocalización cuando se necesitan pruebas adicionales.
Este enfoque elimina la doble introducción de datos, reduce los errores de transcripción y mejora la precisión del inventario. El uso de SAP en la construcción se alinea con la realidad física de los almacenes y los frentes de trabajo.
Gestión del mantenimiento con SiPM
La maquinaria y los equipos de construcción requieren un mantenimiento continuo. Cuando las notificaciones se crean más tarde, el sistema ya no refleja el estado real de los activos.
SiPM permite crear notificaciones de mantenimiento e informar de órdenes de mantenimiento directamente desde el campo. Esto garantiza que la gestión de activos se integra en el sistema en el momento en que se producen las incidencias.
Como resultado, el uso de SAP en la construcción integra la logística, el mantenimiento y el control técnico en un único flujo operativo.
Soluciones para la Gobernanza del Maestro de Materiales
El segundo eje crítico es la calidad de los datos. Sin una estructura coherente de datos maestros, las mejoras operativas pierden eficacia.
La solución en este ámbito es SiDM Materiales, diseñada para la creación gobernada, la validación y el mantenimiento del maestro de materiales.
SiDM Materiales permite a las organizaciones definir reglas de negocio que validen automáticamente los campos críticos antes de crear o modificar materiales. Evita los duplicados mediante búsquedas basadas en:
- Campos clave (como referencias EAN u OEM).
- Texto descriptivo.
- Características de clasificación.
También garantiza que los materiales se crean con todas las vistas necesarias y se extienden adecuadamente a las unidades organizativas pertinentes.
Para las empresas constructoras que tienen varios proyectos activos en SAP, esta funcionalidad evita la repetición de trabajos y reduce las incidencias en las compras, las transferencias y el análisis de costes.
Además, la solución permite el procesamiento masivo de datos con validaciones integradas, la creación de materiales a partir de plantillas y la aplicación automática de reglas predefinidas, minimizando el riesgo en escenarios de gran volumen.
Un sólido maestro de materiales es la base para un uso operativo fiable de SAP en la construcción.
Soluciones para la gestión de proveedores y contratistas
El tercer eje de optimización es la estructuración de las relaciones con los socios externos. La solución en este ámbito es SiPRO, un portal de autoservicio para proveedores y contratistas. SiPRO permite a los proveedores:
- Comprobar los pedidos de compra y su estado.
- Registrar facturas validando previamente las cantidades y los datos relacionados.
- Revisar las facturas pagadas y pendientes.
- Descargar certificados fiscales.
La interacción tiene lugar a través de un portal web sin necesidad de licencias SAP para los proveedores. A continuación, la información validada se integra en el sistema SAP.
Esto reduce significativamente la carga de trabajo por correo electrónico y teléfono, mejora la transparencia y acelera el ciclo de facturación. En proyectos con múltiples contratistas, este nivel de estructura es esencial para que el uso de SAP en la construcción respalde la velocidad de ejecución sin generar fricciones administrativas.
