La industria del petróleo y gas funciona con una estructura muy descentralizada, con activos críticos distribuidos en refinerías, plantas de procesamiento, oleoductos y plataformas marinas, y una gran dependencia del trabajo de campo y los contratistas especializados. En este contexto, cualquier parada imprevista genera pérdidas multimillonarias, sobre todo cuando afecta a equipos esenciales para la continuidad operativa, como bombas, válvulas de control o turbinas.
En este entorno, las empresas de petróleo y gas se enfrentan a menudo a barreras funcionales cuando utilizan SAP para actividades clave como el mantenimiento, la logística o el aprovisionamiento. Estas limitaciones impiden que la información fluya sin problemas desde los centros operativos al ERP, creando pérdidas de control, retrasos y procesos paralelos que repercuten negativamente en la eficacia y la trazabilidad.
A continuación, exponemos los principales retos que plantea el uso de SAP en el sector del petróleo y gas, y cómo pueden abordarse con soluciones específicas adaptadas a este entorno.
Desafíos operativos en la industria del petróleo y gas
- Falta de visibilidad operativa en entornos distribuidos: Las empresas de petróleo y gas operan en campos petrolíferos, plataformas marinas o refinerías remotas. En estos entornos, el personal de mantenimiento o producción no tiene acceso ágil al estado de sus pedidos, entregas o reservas de material en SAP. La información en SAP sólo es visible para los usuarios registrados en el sistema, lo que obliga a los equipos a depender de correos electrónicos y llamadas telefónicas para determinar si un material ha sido aprobado, comprado o entregado.
- Aprobaciones críticas paralizadas por falta de movilidad: Estrechamente relacionado con el punto anterior, los aprobadores de pedidos de compra, contratos o reservas de material se encuentran a menudo en sitios diferentes o incluso fuera de línea. El SAP estándar requiere acceso desde el escritorio, lo que retrasa decisiones urgentes como autorizar la compra de una válvula para un activo averiado o servicios técnicos para una inspección crítica.
- Ejecución y cierre del mantenimiento sin trazabilidad a nivel de campo: En la industria del petróleo y gas, los técnicos que realizan el mantenimiento de tuberías o plantas deben imprimir órdenes de trabajo, tomar notas a mano y enviar posteriormente informes que otra persona carga en SAP. Esto impide la trazabilidad en tiempo real y puede provocar errores o retrasos en los cierres técnicos, lo que afecta a los KPI de mantenimiento y a la planificación.
- Movimientos de material sin validación ni contabilización inmediata: El consumo de piezas de recambio en almacenes remotos o las entregas a contratistas se siguen gestionando con papel u hojas de cálculo. Como consecuencia, los movimientos no se reflejan en SAP en tiempo real, lo que impide que las existencias representen la realidad y dificulta el reaprovisionamiento a tiempo.
- Falta de control sobre las piezas de recambio críticas y de alto valor: Muchas empresas de petróleo y gas que utilizan SAP tienen registros de materiales duplicados o incompletos. Esto conduce a compras innecesarias, inventarios sobredimensionados y errores al solicitar o planificar los materiales. En el caso de piezas de recambio caras y de baja rotación, esto se traduce en capital inmovilizado sin necesidad operativa real.
- Desequilibrios de existencias entre plantas y bases operativas debidos a parámetros de planificación desajustados al consumo real: Sin una vista de inventario consolidada y actualizada en SAP, los parámetros de planificación y reaprovisionamiento no reflejan el consumo real sobre el terreno. Esto provoca un exceso de existencias en ciertos lugares y escasez en otros, lo que obliga a redistribuciones internas informales fuera del sistema y dificulta una planificación eficaz.
- Procesos de aprovisionamiento desestructurados y poco trazables: Las solicitudes de presupuesto para compras de gran volumen o servicios especializados -comunes en las empresas de petróleo y gas- no se gestionan en SAP. En su lugar, se gestionan mediante correos electrónicos, archivos adjuntos y hojas de cálculo. Esto dificulta comparar objetivamente las ofertas, documentar las evaluaciones o justificar las adjudicaciones.
- Elevada carga de trabajo operativo en la gestión y actualización de proveedores: Los equipos de compras y finanzas deben ponerse en contacto con los proveedores por correo electrónico para actualizar cuentas bancarias, documentos fiscales o datos generales. No existe un flujo de trabajo estructurado ni un control de versiones sobre la información, lo que aumenta el riesgo de errores o pagos bloqueados.
- Dependencia de las comunicaciones informales con los proveedores: Para confirmar las fechas de entrega, comprobar el estado de los pedidos o hacer un seguimiento de las facturas, los compradores deben ponerse en contacto con cada proveedor individualmente por teléfono o correo electrónico. Esta falta de un canal estructurado ralentiza el seguimiento, dispersa la información y dificulta el seguimiento del rendimiento.
Reforzar SAP con soluciones adaptadas a las necesidades de Petróleo y Gas
En Innova desarrollamos soluciones que responden a las distintas necesidades de los usuarios de SAP en sectores como el del petróleo y el gas. A continuación, presentamos una solución para cada uno de los retos descritos anteriormente.
Visibilidad en todo el ciclo de aprovisionamiento y logística
SiTRACK permite el seguimiento en tiempo real de las solicitudes de compra, los pedidos, las entregas y las entradas de mercancías en SAP a través de una única interfaz. En sectores como el del petróleo y gas, donde los materiales críticos pasan por múltiples etapas antes de llegar al punto de uso, esta visibilidad es esencial para evitar tiempos de inactividad por falta de material.
Un supervisor de campo puede comprobar fácilmente si se ha aprobado una solicitud, si se ha creado una orden de compra, si el proveedor ha confirmado la entrega o si el material se ha recibido parcial o totalmente. El sistema detecta cuellos de botella o retrasos en cualquier fase y activa automáticamente alertas a las partes responsables, reduciendo la necesidad de correos electrónicos o llamadas telefónicas.
Además, permite reasignar las solicitudes entre los compradores en función de la carga de trabajo, valida los errores estructurales en origen y consolida todo el ciclo de aprovisionamiento y suministro en una única vista, mejorando la coordinación interfuncional.
Autorizaciones móviles para eliminar los cuellos de botella
SiLI permite aprobar documentos SAP desde cualquier dispositivo. Un directivo que necesite liberar urgentemente un pedido de compra para una válvula de seguridad puede hacerlo desde su teléfono móvil, con acceso a toda la información relevante: presupuesto disponible, proveedor propuesto e historial de precios. Los flujos de trabajo de aprobación son totalmente trazables, y las decisiones pueden anularse si es necesario.
Esto evita que se bloqueen solicitudes críticas debido a la ausencia física del aprobador o a la falta de acceso a SAP, situaciones habituales en las operaciones de petróleo y gas. La solución también admite reglas de notificación y vistas consolidadas, y mantiene todo el proceso dentro del ERP, garantizando el cumplimiento de la normativa.
Trazabilidad del mantenimiento desde el campo
SiPM permite a los técnicos de mantenimiento de petróleo y gas gestionar órdenes de trabajo y notificaciones directamente desde dispositivos móviles integrados con SAP. Un operario de una planta puede registrar la finalización de una inspección en el sistema, adjuntar fotos, registrar las horas trabajadas y cerrar la orden sin papel ni intermediarios. También pueden crear notificaciones al detectar un fallo, incluyendo la descripción, el equipo afectado y la prioridad, acelerando los tiempos de respuesta.
Esto garantiza la disponibilidad inmediata de los datos de mantenimiento, evita retrabajos, mejora los KPI, como el tiempo medio de reparación, y facilita las auditorías con pruebas directas del trabajo ejecutado.
Ejecución de movimientos de almacén en el campo
SiMA digitaliza todos los movimientos del almacén SAP (entradas de mercancías, salidas, transferencias, inventarios) y los lleva a los dispositivos móviles. En el almacén de una refinería o en un campamento remoto, el personal del almacén puede registrar las salidas o entradas utilizando escáneres, adjuntar fotos del estado del material y firmar digitalmente las entregas.
Los datos se actualizan en SAP al instante, lo que evita errores de introducción manual y permite tomar decisiones más informadas sobre las existencias disponibles. SiMA también permite validar la identidad del destinatario, garantizando que sólo el personal autorizado pueda retirar piezas de recambio, y admite transferencias entre almacenes.
Gobernanza de los datos maestros de materiales
SiDM Materiales establece reglas para evitar duplicados y errores en los datos maestros de materiales, un problema del que informan con frecuencia las empresas de petróleo y gas que utilizan SAP. Detecta si ya existe una pieza de recambio con descripciones o códigos similares, obliga a rellenar los campos clave y garantiza que cada material se extienda a los centros, almacenes y vistas necesarios.
Esto reduce la dispersión de existencias, evita compras innecesarias y garantiza que la planificación, el aprovisionamiento y el mantenimiento trabajen con una base de datos maestros fiable. La solución también incluye flujos de trabajo de aprobación por áreas (almacén, mantenimiento, finanzas) e informes para identificar los materiales configurados incorrectamente.
Gestión eficaz de los proveedores
SiDM Proveedores está diseñado para garantizar la calidad, coherencia y trazabilidad de los datos maestros de proveedores en SAP. Estructura la creación y el mantenimiento de proveedores mediante formularios configurables, validaciones automáticas, comprobaciones de duplicados y flujos de trabajo de aprobación interna.
Con esta solución, los equipos de compras, cumplimiento, finanzas y legal de una empresa de petróleo y gas que utiliza SAP pueden participar en cada fase del ciclo de vida del proveedor según criterios organizativos. El sistema verifica que se cumplimenten los campos obligatorios, valida datos sensibles como el NIF y las cuentas bancarias, y evita la duplicación de registros de proveedores.
También mantiene una trazabilidad completa de todos los cambios aplicados a los datos de proveedores, incluyendo qué se cambió, cuándo y por quién. Esto refuerza el control interno, facilita las auditorías y garantiza que el maestro de proveedores permanezca limpio, actualizado y alineado con las políticas corporativas.
Paralelamente, la solución SiPRO proporciona a las empresas de petróleo y gas que utilizan SAP un portal de proveedores donde éstos pueden comprobar el estado de sus pedidos, entregas y pagos. Los proveedores ya no tienen que ponerse en contacto con Compras o Finanzas por correo electrónico para saber si se ha aprobado una factura o cuándo vence una entrega. También pueden enviar facturas a través del portal, que valida automáticamente las cantidades y los precios con SAP, evitando errores.
El portal también permite intercambiar mensajes vinculados a cada pedido, adjuntar documentos como certificados de calidad o albaranes, y descargar certificados de retención. Toda la comunicación queda registrada, lo que simplifica el seguimiento y reduce las consultas repetitivas.
Planificación proactiva de materiales
SiMPL optimiza la planificación de materiales en SAP anticipándose a las carencias o excesos. Proyecta la cobertura futura basándose en el consumo real, activa alertas si se espera que una pieza de recambio quede por debajo del stock mínimo antes del siguiente reaprovisionamiento, y permite a los planificadores ajustar parámetros como el punto de pedido o el tamaño del lote desde la misma vista.
Un planificador puede ver en una sola pantalla todas las necesidades futuras de una pieza de recambio crítica utilizada en el mantenimiento de equipos rotativos y simular escenarios como retrasos de los proveedores. SiMPL también permite recalcular las existencias de seguridad basándose en el consumo histórico y consolidar el inventario en todas las plantas para evitar compras innecesarias.
Digitalización de los procesos de contratación y licitación
SiGO permite la gestión completa de los procesos de licitación y RFP directamente integrados con SAP. A partir de la solicitud de compra, los compradores pueden lanzar un proceso de RFQ/RFP en el portal, invitar a los proveedores y recibir ofertas estructuradas. La solución permite comparar las propuestas mediante matrices técnicas y comerciales configurables y registra los criterios de adjudicación.
Esto sustituye al correo electrónico y a los intercambios basados en hojas de cálculo, que dificultan la justificación de las adjudicaciones, y garantiza que todo el proceso sea transparente, auditable y conforme a las políticas corporativas. Una vez completada la adjudicación, la solución genera el pedido de compra SAP sin necesidad de volver a introducir los datos.
