La implantación de SAP en la gestión de la cadena de suministro representa un cambio significativo en la optimización de los procesos relacionados con la planificación, ejecución y control del flujo de bienes, servicios, recursos e información. Aquí es donde el Módulo SAP MM desempeña un papel fundamental, agilizando los procesos de aprovisionamiento e inventario en toda la cadena de suministro.
Sin embargo, el sistema SAP sigue presentando retos y limitaciones que pueden afectar a la eficacia, provocando, por ejemplo, un aumento de los costes, falta de visibilidad empresarial y otros factores que dificultan el cumplimiento de las normas de calidad que exige el mercado actual.
En este artículo, nos centraremos en los principales problemas que pueden surgir en la gestión de la cadena de suministro con SAP, muchos de los cuales te resultarán probablemente familiares si utilizas la plataforma. Además, ofreceremos recomendaciones y soluciones para abordar y mitigar estos retos.
Retos clave en la gestión de la cadena de suministro SAP
El primer gran reto de la gestión de la cadena de suministro con SAP es la gestión de los datos maestros, incluidos los datos de proveedores y materiales. Una mala gestión de los datos puede dar lugar a registros duplicados, errores de campo o errores de transcripción. Como ya sabrás, los datos maestros en SAP son un pilar fundamental para obtener información empresarial fiable que permita tomar decisiones estratégicas precisas.
Otro problema común es el seguimiento de los procesos de aprovisionamiento en SAP, desde la solicitud de compra hasta la factura del proveedor. La combinación de información dispersa y procesos manuales -causada por la falta de automatización en el sistema central de SAP- da lugar a flujos de trabajo de aprobación lentos, errores por datos incompletos u obsoletos y, en última instancia, a una toma de decisiones ineficaz. Además, una comunicación deficiente entre las partes interesadas de la cadena de suministro puede provocar más retrasos.
Otro reto en la gestión de la cadena de suministro de SAP es anular las aprobaciones en caso de errores o datos incompletos, lo que puede suponer una pérdida de tiempo y costes adicionales.
En general, las dificultades más significativas en la gestión de la cadena de suministro SAP se derivan de los excesivos procesos manuales y de la falta de una solución totalmente integrada en el sistema.
Para hacer frente a estos retos, es esencial implantar soluciones diseñadas específicamente para mejorar la funcionalidad de SAP, permitiendo la automatización en tiempo real, el procesamiento de datos y mejorando la comunicación. Pero, ¿qué aspectos clave hay que mejorar y cómo podemos conseguirlo? Lo exploraremos en la siguiente sección.
Optimización de la Gestión de la Cadena de Suministro en SAP: Estrategias clave para la eficiencia operativa
Garantizar datos maestros de alta calidad
Ante todo, es esencial mantener datos maestros de alta calidad. A pesar de su importancia, muchas empresas siguen confiando en canales ineficaces, como archivos Excel, correos electrónicos o formularios manuales, lo que da lugar a incoherencias, registros duplicados y errores en datos críticos, como ya se ha mencionado. Además, los flujos de trabajo de aprobación manual ralentizan considerablemente el proceso.
Para solucionarlo, las empresas deben establecer procesos rigurosos de validación de la información clave e implantar flujos de aprobación eficaces para crear y actualizar registros de proveedores y materiales, a ser posible de forma automatizada. Además, es crucial garantizar que el sistema no contenga registros duplicados ni campos incompletos.
Las herramientas avanzadas pueden automatizar la detección de errores y duplicidades, comparando los campos críticos para evitar entradas redundantes. Con este nivel de control, las empresas pueden reducir significativamente los errores operativos, garantizando que los datos sean fiables, estén actualizados y se utilicen de forma coherente en todas las áreas de negocio.
Aumentar la visibilidad de los procesos de aprovisionamiento
La falta de visibilidad en los procesos de aprovisionamiento suele deberse a la dispersión de la información en múltiples canales. Esto puede causar retrasos en las entregas, asignaciones erróneas de pedidos y dificultades para realizar auditorías, entre otros problemas.
Centralizar todos los datos en una única plataforma integrada en SAP permite una revisión más eficiente y ágil del estado de cada solicitud.
Otra mejora clave en la gestión de la cadena de suministro de SAP es la implantación de reglas predefinidas para automatizar y optimizar la asignación de compras, junto con la integración de sistemas de alerta que notifiquen a los usuarios las aprobaciones pendientes, los retrasos o los cambios en los pedidos. Los desarrolladores de SAP, como Innova, han creado soluciones como SITRACK específicamente para abordar las ineficiencias en el seguimiento de las compras.
Mejorar la comunicación entre las principales partes interesadas
Para reforzar la comunicación entre los distintos actores de la cadena de suministro, es esencial implantar una plataforma de comunicación -preferiblemente integrada en SAP-que garantice una interacción fluida entre compradores y solicitantes. Esto ayuda a tomar decisiones basadas en información completa y precisa.
Una de las herramientas más eficaces para este fin es un portal de proveedores, que mejora la transparencia en la gestión de las adquisiciones y proporciona un canal de comunicación centralizado. Estos portales ayudan a minimizar el tiempo dedicado a resolver consultas y corregir errores, al tiempo que mejoran la trazabilidad de las transacciones.
Principales ventajas de los portales de proveedores integrados en SAP:
- Información y documentación centralizadas, incluidos contratos, certificaciones y otros documentos necesarios.
- Trazabilidad del proceso de principio a fin, registrando todas las interacciones y decisiones dentro del sistema SAP.
- Reducción del riesgo de pérdida de información crítica, garantizando que todos los datos relevantes están almacenados de forma segura y son accesibles.
Optimizar los procesos de aprobación
Los retrasos en la aprobación de los pedidos de compra suelen estar relacionados con procesos ineficaces y manuales. Para resolverlo, es esencial establecer flujos de trabajo de aprobación ágiles y estructurados, que garanticen que la información fluye sin problemas entre los distintos departamentos.
Dado el número de partes implicadas y las circunstancias únicas de cada proceso -que a menudo requiere aprobaciones de personal que no está físicamente presente-, existen aplicaciones que permiten aprobaciones remotas a través de una app. Esto permite a los responsables validar las solicitudes desde cualquier dispositivo sin depender del acceso al escritorio SAP.
Además, para agilizar el proceso de aprobación, se recomienda:
- Reducir la dependencia de archivos Excel, múltiples validaciones de códigos T de SAP y otros canales externos, que pueden provocar pérdidas de información en las comunicaciones.
- Centralizar la comunicación de cada pedido, evitando retrasos innecesarios e ineficiencias en la comunicación.
- Implantar un sistema de alertas para garantizar que los pedidos se aprueban con rapidez y eficacia, sin comprometer el cumplimiento de la normativa interna.
Automatización en la Entrada de Mercancías
La introducción manual de datos durante la entrada de mercancías es una de las principales fuentes de errores en la gestión de la cadena de suministro SAP. Esto puede provocar retrasos, problemas de facturación, discrepancias en el inventario y dificultades en el seguimiento de las entregas.
Para mejorar este proceso, las empresas deben implantar soluciones de registro en tiempo real que automaticen la captura y gestión de datos, minimizando los errores humanos. Las herramientas compatibles con SAP ofrecen funcionalidades que agilizan la entrada de mercancías mediante:
- Escáneres de códigos de barras o QR, que permiten la captura automatizada de datos.
- Documentación fotográfica, para dejar constancia del estado de la mercancía.
- Firmas digitales, que garantizan la validación de la entrega segura.
- Geolocalización de las entregas, facilitando el seguimiento y la auditoría de los movimientos de inventario.
Estas soluciones reducen significativamente los errores, al tiempo que mejoran la visibilidad y el control de la gestión de la cadena de suministro.
Soluciones avanzadas para la optimización de SAP
Aunque pueden conseguirse algunas mejoras mediante mejores controles de entrada y verificación de datos, las soluciones avanzadas permiten a las empresas optimizar la gestión de su cadena de suministro SAP mediante la automatización, la mejora de la visibilidad y el control, sin exigir un esfuerzo excesivo ni grandes inversiones en recursos internos.
En Innova, hemos desarrollado soluciones específicas para abordar los retos más comunes en la gestión de la cadena de suministro de SAP, entre los que se incluyen:
- SiDM Proveedores y SiDM Materiales: Herramientas completas para la gestión, validación y eliminación de duplicados de los datos maestros, automatizando los flujos de trabajo de entrada de datos para mejorar la calidad de los datos maestros.
- SiTRACK: Proporciona una mayor visibilidad, control y trazabilidad de la información de seguimiento de las adquisiciones.
- Portal de proveedores SiPRO: Facilita la comunicación centralizada entre solicitantes, compradores, aprobadores y proveedores, reduciendo la dependencia de canales externos como Excel y el correo electrónico.
- SiLI: Acelera la aprobación de pedidos de compra con un sistema de aprobación inteligente, que incluye una aplicación móvil con alertas y notificaciones inteligentes para garantizar decisiones rápidas basadas en datos.
- SiGO: Digitaliza la gestión de proveedores y licitaciones, centralizando toda la información relevante para garantizar la transparencia y la eficacia.
- SiMA: Optimiza y automatiza la recepción de mercancías mediante escáneres QR, firmas digitales y geolocalización, garantizando un control total y preciso del inventario.
Éstas son sólo algunas de las funcionalidades de nuestras soluciones, pero hay muchas más. Si quieres optimizar la gestión de tu cadena de suministro SAP, ya sea de forma general o en un área específica, te invitamos a ponerte en contacto con uno de nuestros expertos. Te asesorarán sobre las soluciones más adecuadas en función de tus necesidades y de los retos identificados en nuestra conversación.
