El módulo SAP MM es una herramienta esencial dentro del ERP de SAP para las empresas que requieren una gestión eficaz de la cadena de suministro. Sin embargo, su complejidad y la ausencia de ciertas funcionalidades clave en el sistema base pueden provocar problemas operativos, afectando negativamente a la organización y al rendimiento general del proceso.
En este artículo, analizaremos algunos de los problemas más comunes de SAP MM y cómo resolverlos para optimizar su funcionalidad.
Desafíos en el Módulo SAP MM: Cuestiones clave y cómo abordarlas
SAP MM da soporte a toda la cadena de suministro de tu empresa. Estos retos que abordaremos a continuación ponen de manifiesto la necesidad de optimizar los procesos en SAP MM. Exploraremos cada problema y las estrategias para abordarlos.
Errores en los Datos Maestros y la NO gobernanza
Uno de los problemas más frecuentes en SAP MM es una mala gestión de los datos maestros, que afecta a los procesos posteriores. La falta de una funcionalidad para garantizar la coherencia de estos registros aumenta el tiempo de procesamiento y no existen opciones para gestionar un gobierno óptimo de los datos. Esto, a su vez, afecta a la capacidad de tomar decisiones fundamentadas basadas en información fiable, una de las principales ventajas del ERP de SAP en su conjunto.
Para mitigar estos problemas, es esencial establecer normas y procedimientos de introducción de datos para minimizar los errores. Estos procedimientos deben incluir procesos para detectar y eliminar los registros duplicados en los datos de materiales y comprometer a terceros en la creación de datos de proveedores.
Implantar sistemas de validación para verificar la exactitud de la información en el proceso de entrada de datos garantiza el cumplimiento de las normas empresariales y reduce los errores en los procesos. Además, incorporar revisiones y aprobaciones antes de registrar nuevos datos en el sistema ayuda a mantener una información de alta calidad.
Falta de visibilidad en los procesos de aprovisionamiento
Otro problema habitual en SAP MM es la falta de visibilidad en el aprovisionamiento, a menudo causada por la dispersión de la información. Esto complica el seguimiento de los pedidos de compra, ya que ver el estado de cada solicitud en tiempo real no siempre es posible.
Para solucionarlo, las empresas deben descentralizar la creación de solicitudes de compra y aprovechar las herramientas que automatizan las tareas dentro de los procesos de creación de pedidos de compra. Automatizar la distribución y reasignación de las solicitudes también ayuda a optimizar la distribución de la carga de trabajo entre las distintas partes implicadas.
Otra medida clave es implantar sistemas de notificaciones para informar a los usuarios sobre el estado de los pedidos de compra. Además, se debe mejorar la comunicación con los proveedores a través de un canal centralizado para evitar la pérdida de información y garantizar que todas las partes tengan acceso a las actualizaciones en tiempo real. En Innova, por ejemplo, existe una comunicación de 360° con todas las partes interesadas, solicitantes, equipo de compras, aprobadores, expedidores, y utilizamos un portal de proveedores para centralizar la comunicación con terceros, agilizando y simplificando la gestión de las compras.
Los retrasos conducen a aprobaciones de compra precipitadas y desinformadas
Otro problema frecuente en SAP MM es la lentitud de los procesos de aprobación, a menudo debida a procesos manuales.
Para acelerar las aprobaciones, las empresas deben implantar herramientas complementarias que permitan la autorización de pedidos de compra desde cualquier dispositivo móvil, sin necesidad de acceso físico al sistema SAP. Además, estas herramientas deberían, si es posible, proporcionar notificaciones y alertas automáticas para evitar retrasos en la validación y garantizar respuestas rápidas en situaciones críticas.
Consolidar datos valiosos -como requisitos de demanda, tendencias históricas de existencias y precios, consideraciones presupuestarias y advertencias de riesgo- en el proceso de aprobación reduce significativamente el tiempo de procesamiento y garantiza que los responsables de la toma de decisiones dispongan de toda la información necesaria en el momento adecuado.
Ineficiencias en la gestión de licitaciones y concursos
Los procesos manuales en la gestión de ofertas y licitaciones pueden dificultar la selección de proveedores, causar retrasos y reducir la eficacia operativa. Dado que SAP MM carece de una herramienta estructurada para la gestión de ofertas, se necesitan soluciones complementarias que faciliten la comparación de proveedores y automaticen los procesos de evaluación.
Estas herramientas permiten una evaluación objetiva de las propuestas recibidas basada en criterios configurables, minimizando la subjetividad y reduciendo los errores humanos.
Errores y retrasos en la Entrada de Mercancías y Operaciones de Almacén
Uno de los mayores retos en la gestión de inventarios y almacenes con SAP MM es garantizar la precisión en las operaciones de almacén. Los errores en este proceso pueden provocar retrasos en la producción, incoherencias en el inventario y costes adicionales debidos a correcciones y repeticiones.
Para optimizar específicamente la entrada de mercancías, es esencial integrar soluciones que permitan el registro de materiales en tiempo real. Utilizar escáneres de códigos de barras o QR, por ejemplo, facilita la captura de datos y reduce el riesgo de errores causados por la transcripción manual.
Sin embargo, el sistema SAP estándar no incluye estas funcionalidades, por lo que es necesario implantar soluciones complementarias o, lo que es peor, algunas empresas siguen escribiendo en formularios de papel, para luego transcribirlos a SAP. Funciones como la documentación fotográfica como prueba de recepción, las firmas digitales para la validación y la geolocalización de cada movimiento mejoran el control y la trazabilidad del inventario, garantizando un proceso más eficaz y preciso.
Otro aspecto crucial es mantener una documentación detallada de cada movimiento del almacén. Esta práctica optimiza las auditorías futuras y ayuda a mitigar los problemas derivados de errores en la entrada de mercancías o el almacenamiento de materiales.
Comunicación interrumpida con los proveedores
Involucrar a los proveedores en tu cadena de suministro a través de un portal fácil de usar ya no es sólo una función que es necesario tener: es un requerimiento indispensable en el competitivo mercado actual. Proporcionar visibilidad de las transacciones clave, como los pedidos de compra y los pagos, garantiza la transparencia y la eficacia necesarias.
Además, habilitar herramientas para la comunicación directa y la precarga de facturas permite a los proveedores participar activamente en el proceso. Esto no sólo agiliza las operaciones de tu cadena de suministro, sino que también refuerza las relaciones con los proveedores de confianza, mejorando en última instancia el rendimiento empresarial.
Soluciones avanzadas para optimizar SAP MM
Aunque algunas mejoras pueden conseguirse mediante mejores controles de entrada y verificación de datos, en Innova hemos desarrollado soluciones especializadas para abordar los retos más comunes en SAP MM. A continuación explicamos brevemente cómo aborda cada solución los problemas específicos:
- SIDM Proveedores y SIDM Materiales : Mejoran el control, la calidad y la gobernanza de los datos maestros. Estas herramientas validan y eliminan errores y duplicados en los datos maestros, garantizando una información de alta calidad.
- SITRACK: Una aplicación avanzada para la gestión integral de las compras. Mejora la visibilidad y la trazabilidad de los procesos de compra, centralizando la información y asignando eficazmente las solicitudes.
- SILI: Agiliza y permite la toma de decisiones basada en datos en todo el flujo de trabajo de aprobación de pedidos de compra desde cualquier dispositivo, con notificaciones automáticas para evitar retrasos.
- SIGO: Digitaliza la gestión de ofertas y concursos, evaluando automáticamente a los proveedores y garantizando la transparencia en todo el proceso.
- SIMA: Optimiza la entrada de mercancías y la mayoría de las operaciones de almacén en SAP MM al permitir el registro de materiales en tiempo real y de forma sencilla mediante el escaneado de códigos de barras o códigos QR. También permite el registro de pruebas digitales en SAP, mejorando el control del inventario y minimizando los errores operativos.
- SiPRO: Implanta un portal de autoservicio para que los proveedores accedan a documentos clave como órdenes de compra y pagos, se comuniquen directamente con el equipo de compras y carguen previamente las facturas.
Éstas son sólo algunas de las principales funcionalidades de nuestras soluciones. Sin embargo, hay muchas más que estaremos encantados de explicarte en detalle.
Si buscas optimizar la gestión de SAP MM, te invitamos a ponerte en contacto con nuestros expertos. Te proporcionaremos orientación personalizada para ayudarte a identificar las soluciones más adecuadas en función de las necesidades de tu empresa, mejorando la eficacia de los procesos y la rentabilidad.
