Si aspiramos a una gestión óptima de la cadena de suministro, debemos asegurarnos de que todos los eslabones de la cadena están bien atendidos, y uno de los actores más críticos son nuestros proveedores.
Gestionar eficazmente las relaciones con los proveedores en SAP sigue siendo un reto para muchas organizaciones. Cuestiones como los procesos manuales, los datos maestros desorganizados y la falta de trazabilidad afectan a la agilidad, la colaboración y la toma de decisiones. En las siguientes secciones del artículo, exploraremos los principales retos y las soluciones que ayudan a optimizar la gestión de proveedores en el entorno SAP.
Retos y soluciones en la gestión de las relaciones con los proveedores dentro de un sistema SAP
Desafíos en las Invitaciones a Proveedores y las Evaluaciones de Ofertas
Uno de los principales obstáculos en la gestión de las relaciones con los proveedores en SAP reside en los procesos de licitación, que a menudo carecen de agilidad para satisfacer las demandas del mercado actual. Al iniciar un proceso de solicitud -ya sea RFI, RFQ o RFP- se pierde una cantidad significativa de tiempo debido a la continua dependencia de la gestión manual, utilizando herramientas ineficaces como correos electrónicos, hojas de cálculo para la comparación de ofertas o llamadas telefónicas para el seguimiento.
Esto no sólo provoca retrasos, sino que también aumenta el riesgo de que se pierda información clave y se tomen decisiones equivocadas sobre la mejor oferta.
La falta de centralización dificulta la colaboración
Sin un canal de comunicación unificado, la colaboración con los proveedores se resiente. La información se fragmenta, la documentación se vuelve difícil de gestionar y se pierde la trazabilidad. Además, la presentación de ofertas suele estar desestructurada, lo que provoca:
- ineficiencias durante la preselección,
- riesgo de excluir a proveedores cualificados,
- inclusión de candidatos inadecuados,
- pérdida de transparencia en todo el proceso.
Cómo afrontar estos retos
El primer paso esencial es implantar un proceso estandarizado de evaluación y clasificación de proveedores. Esto garantiza que todos apliquen los mismos criterios de evaluación, lo que agiliza considerablemente el flujo de trabajo de las licitaciones.
En segundo lugar, es crucial centralizar y automatizar el proceso de gestión de ofertas. Hoy en día, existen múltiples soluciones integradas con SAP que elevan este proceso. Un ejemplo notable es SIGO, desarrollado por Innova, que permite a los usuarios:
- lanzar procesos de licitación en unos pocos clics,
- centralizar todos los datos relevantes en un único repositorio,
- ofrecer a los proveedores un canal estructurado para presentar sus propuestas.
Además, incluye funciones inteligentes de comparación de ofertas, transformando el proceso en algo mucho más ágil y transparente.
El resultado es un ciclo de aprovisionamiento más eficiente, con una trazabilidad completa y mejoras sustanciales en la gestión de las relaciones con los proveedores en SAP, tanto desde la perspectiva del comprador como del proveedor, que se beneficia de una experiencia más clara, rápida y ágil.
Retos en la creación y mantenimiento de datos maestros de proveedores
Aunque a menudo se pasan por alto, los datos tienen un impacto directo en la gestión de las relaciones con los proveedores en SAP, especialmente cuando se trata de datos maestros, que sustentan procesos críticos como las adquisiciones, los pagos y las evaluaciones.
Hay un principio fundamental que debemos tener siempre presente: GIGO (Garbage In, Garbage Out). Si alimentamos nuestro ERP con datos inexactos, los procesos e informes resultantes también serán defectuosos. Aunque esto parece obvio, muchas empresas siguen cometiendo errores recurrentes en la creación y el mantenimiento de los datos maestros de los proveedores.
¿Dónde se originan estos errores?
Una de las etapas más críticas es la incorporación de nuevos proveedores. Aún hoy, muchas organizaciones gestionan este proceso mediante formularios de Excel, documentos adjuntos u otros canales desconectados. A continuación, un usuario de SAP debe transcribir manualmente esa información al sistema, lo que no sólo consume tiempo, sino que también introduce:
- errores de introducción de datos,
- registros duplicados,
- una pérdida total de trazabilidad.
Cualquiera que trabaje con proveedores en SAP probablemente se haya encontrado con datos de proveedores con errores. Este problema no sólo degrada la calidad de los datos, sino que perjudica las relaciones con los proveedores e introduce riesgos como:
- errores en la retención de impuestos,
- retrasos o errores en los pagos,
- elevados costes de limpieza tras el procesamiento.
Además, la naturaleza fragmentada del proceso y la falta de flujos de trabajo de aprobación claros hacen que la trazabilidad sea prácticamente inexistente.
Cómo resolver estos problemas
Para hacer frente a esta situación, es esencial implicar al proveedor (primer interesado) en el proceso de introducción de datos implantar una estrategia de gobernanza de datos que defina funciones claras: quién aprueba, quién verifica y quién gestiona la información para cada tipo de proveedor. Esta estructura también debe incluir:
- validaciones adicionales,
- Registros documentados de todos los cambios (crucial para futuras auditorías),
- y, siempre que sea posible, la automatización del ciclo de vida de los datos maestros de los proveedores.
Sin embargo, antes de automatizar, debemos abordar la raíz del problema. Es vital definir unos criterios de normalización claros, especificando, por ejemplo: la lista de documentos que los proveedores deben adjuntar, los campos obligatorios y cualquier información SAP no estándar relevante para tu empresa.
Así se evitan problemas comunes, como que dos usuarios registren al mismo proveedor con ligeras variaciones, lo que luego da lugar a duplicados.
En este contexto, los flujos de trabajo bien definidos permiten que todas estas validaciones se realicen de forma centralizada y que se apliquen las normas empresariales incorporadas. Para ello, se necesitan herramientas especializadas como SiDM Proovedores, ya que esta capacidad no está incluida en el núcleo del sistema SAP.
La migración a SAP S/4HANA como oportunidad estratégica
Si estás migrando a SAP S/4HANA, éste es el momento perfecto para que tu socio tecnológico realice una limpieza de datos duplicados utilizando este tipo de herramientas antes de trasladar los datos.
Esto representa una oportunidad clave para mejorar la calidad de los datos, eliminando los registros obsoletos, bloqueando los duplicados y garantizando que el sistema se alimenta de información coherente desde el principio.
Retos en la gestión de la comunicación y las relaciones comerciales con los proveedores
Como ya se ha señalado, uno de los factores clave que afectan a la gestión de la relación con los proveedores en SAP es el uso de canales de comunicación desorganizados. Esto se vuelve especialmente crítico en los procesos que implican aclaraciones de requisitos, notificaciones de envío, consultas sobre pagos o notificación de incidencias, lo que provoca retrasos como búsquedas de facturas que llevan mucho tiempo y la pérdida de información valiosa.
Otro reto común es la falta de visibilidad y trazabilidad en todo el ciclo del pedido al pago. Por ejemplo, si un proveedor quiere confirmar la recepción de un pedido o preguntar por el estado de una factura, suele hacerlo por correo electrónico o por teléfono. Esto genera incertidumbre, insatisfacción y una carga operativa innecesaria para los equipos internos, que deben dedicar tiempo y recursos a gestionar estas interacciones repetitivas e ineficaces.
Un proceso especialmente problemático es la confirmación y el registro de facturas, que a menudo siguen recibiéndose como archivos adjuntos en PDF por correo electrónico -o, en algunos casos, incluso en papel-, lo que contradice cualquier iniciativa encaminada a la plena digitalización.
Solución: Centralización y autoservicio mediante portales integrados
Para mejorar la comunicación y la gestión de las relaciones con los proveedores en SAP, muchas organizaciones están recurriendo a portales de proveedores integrados en SAP. Estas plataformas proporcionan un canal de comunicación estructurado y único, abordan los retos mencionados y ofrecen a los proveedores un entorno de autoservicio en el que pueden:
- ver pedidos,
- comprueba las facturas registradas,
- descargar documentos fiscales,
- y pre-registra las facturas directamente en la plataforma.
Esta configuración permite al equipo de cuentas a pagar validar o rechazar simplemente la factura, reduciendo los errores manuales, acelerando el procesamiento y mejorando la transparencia. Paralelamente, existen módulos compatibles con SAP que permiten el seguimiento automatizado de los pedidos, ofreciendo toda la información necesaria para establecer una trazabilidad comercial completa. El acceso centralizado a la información sobre pedidos, entregas y facturas también facilita la generación de informes analíticos utilizados para evaluar el rendimiento de los proveedores en función de KPI como:
- puntualidad en la entrega,
- tiempos de respuesta,
- cumplimiento de las cotizaciones, entre otros.
¿Qué soluciones digitales pueden ayudar a mejorar la gestión de las relaciones con los proveedores en SAP?
En Innova, estamos especializados en ofrecer soluciones que optimizan la gestión de proveedores desde la solicitud hasta el seguimiento, garantizando la trazabilidad, la calidad de los datos, la eficacia operativa y el cumplimiento de la normativa en cada fase del proceso, reforzando así la gestión de las relaciones con los proveedores en SAP. Nuestras soluciones destacadas incluyen:
- SIGO, que digitaliza el proceso de licitación y oferta, centraliza todas las propuestas en una única App y permite una evaluación objetiva y transparente de los proveedores. Garantiza una trazabilidad completa, reduce significativamente el tiempo de procesamiento y ayuda a mejorar el aprovisionamiento en SAP promoviendo procesos más ágiles, estructurados y alineados con las mejores prácticas.
- SiDM Proveedores, una solución integral para incorporar y mantener los datos maestros de los proveedores. Aplica reglas empresariales integradas, involucra a los proveedores en la creación de datos y flujos de trabajo de aprobación en varias fases, mejorando la calidad de los datos desde el principio, evitando registros duplicados y facilitando las auditorías y el cumplimiento normativo, algo especialmente útil durante las migraciones a SAP S/4HANA.
- SIPRO, nuestro portal de autoservicio para proveedores totalmente integrado con SAP, en el que los proveedores pueden comprobar los pedidos de compra, podemos desplegar a medida Acuse de recibo de pedidos personalizados, verificar el estado de las facturas, descargar documentación fiscal, registrar facturas y entablar una comunicación por chat vinculada a cada pedido. Esto mejora la transparencia y reduce la carga operativa de los equipos internos.
- SITRACK, que proporciona una supervisión detallada del ciclo de aprovisionamiento centralizando las solicitudes y los pedidos, gestionando las partes responsables, generando alertas automáticas y ofreciendo herramientas de análisis para evaluar el rendimiento de los proveedores, identificar los cuellos de botella y respaldar las decisiones basadas en datos. Su integración con SIGO y SIPRO garantiza una experiencia sin fisuras y una cobertura total del proceso y una comunicación centrada en los pedidos con cada proveedor.
