SAP es una herramienta extremadamente potente para la gestión de la cadena de suministro. Uno de sus procesos clave es la gestión del aprovisionamiento, y optimizar cada parte del proceso resulta esencial para garantizar la competitividad, así como la agilidad y la calidad que exige el mercado actual. Además, esto permite a las organizaciones aprovechar al máximo las capacidades del sistema.
En este artículo, nos centraremos en el módulo SAP MM, concretamente en el proceso de aprovisionamiento en SAP. Compartiremos algunos consejos prácticos para garantizar un aprovisionamiento oportuno, junto con soluciones complementarias que puedes implementar para mejorar significativamente este proceso.
Desafíos en el proceso de aprovisionamiento SAP
Aunque el proceso de aprovisionamiento en SAP destaca sobre otras soluciones por su capacidad para automatizar tareas y mejorar la trazabilidad, aún existen limitaciones que pueden obstaculizar la plena eficacia del proceso.
Uno de los principales retos es la falta de trazabilidad completa. El proceso de adquisición implica a varios usuarios y múltiples transacciones, como ME53N, ME23N, ME2M, ME2L, ME2N. Sin embargo, el seguimiento de estas transacciones no está centralizado, lo que da lugar a un flujo fragmentado del proceso y, en consecuencia, dificulta la auditoría.
Además, las herramientas estándar de SAP no suelen ofrecer mecanismos para medir el rendimiento del proceso -por ejemplo, en términos de plazos de entrega-, lo que dificulta la identificación eficaz de cuellos de botella o retrasos. Tampoco ofrecen funciones que ayuden a agilizar el proceso, como notificaciones a aprobadores (internos) o proveedores (externos).
También es habitual encontrar errores en las solicitudes de compra, como sobreprecios frente a precios históricos o imputaciones incorrectas. Estos errores provocan retrasos en las aprobaciones o, lo que es peor, aprobarla sin validación puede causar costes adicionales, sobre todo porque el conjunto de herramientas estándar de SAP no incluye funciones como la aprobación móvil o una visibilidad o advertencias claras sobre estos problemas. Esto ralentiza el proceso, especialmente cuando el aprobador no está disponible en el sistema.
Otra limitación es la naturaleza estática de las asignaciones de tareas dentro del sistema SAP estándar. Actualmente, la distribución de tareas se gestiona principalmente por grupos de compras, sin capacidad para reasignar tareas de forma dinámica o individual en función de la carga de trabajo o la prioridad.
Además, no existen mecanismos nativos para notificar a los proveedores o usuarios los retrasos, errores o acciones pendientes. Este problema se acentúa aún más en procesos como las RFQs/RFPs, que a menudo se gestionan manualmente, lo que aumenta los tiempos de respuesta y provoca una escasa interacción entre las partes implicadas en el proceso de adquisición.
Este escenario no sólo ralentiza el proceso, sino que afecta directamente a los niveles de servicio, aumenta los costes operativos y puede crear fricciones tanto internamente como con las partes interesadas externas.
En Innova somos especialistas tanto en la gestión de datos maestros como en la implantación de soluciones Source-to-Pay en el entorno SAP. Por ello, vamos a compartir una serie de recomendaciones prácticas que puedes aplicar directamente en tu sistema para mejorar significativamente el proceso de aprovisionamiento en SAP.
Cómo optimizar la gestión de aprovisionamientos en SAP
Para lograr un proceso de aprovisionamiento verdaderamente eficaz dentro de SAP, es esencial centrarse en tres pilares clave: visibilidad, control proactivo y automatización. Esto implica establecer flujos de trabajo bien definidos, basarse en datos precisos y promover la gestión colaborativa del proceso de aprovisionamiento.
Entonces, ¿cómo se puede conseguir esto? A continuación, compartiremos prácticas esenciales que puedes aplicar en tu proceso de aprovisionamiento para aprovechar al máximo las capacidades del módulo MM y lograr un rendimiento operativo óptimo en tu sistema SAP.
Visibilidad del Aprobador y Tiempos de Respuesta
Cuando hay que liberar una solicitud de compra (ME51N), el solicitante o el equipo de aprovisionamiento a menudo carecen de visibilidad sobre quién es el aprobador responsable y cuánto tiempo lleva pendiente la solicitud. Como ya se ha mencionado, uno de los problemas más comunes en los procesos de aprovisionamiento de SAP se deriva de los cuellos de botella causados por la participación de múltiples partes interesadas y transacciones, sobre todo durante los procesos de aprobación.
Aunque SAP permite la configuración de estrategias de liberación, no proporciona, de forma inmediata, una visibilidad clara en tiempo real de quién está retrasando una aprobación o de la fase exacta en la que está atascada una solicitud.
Una forma muy eficaz de mejorar los tiempos de liberación es implantar tareas periódicas de revisión de datos que ayuden a identificar a los aprobadores inactivos o los puntos críticos de acumulación. Es aconsejable mantener un registro detallado que incluya información clave como: aprobadores pendientes, tiempo transcurrido y fase exacta del flujo de trabajo.
Estos procesos deben estandarizarse y, cuando sea posible, externalizarse bajo directrices unificadas. Aprovechar las herramientas externas que automatizan estas tareas y activan notificaciones automáticas (por ejemplo, por correo electrónico o SAP Fiori) una vez que se alcanzan umbrales específicos -como aprobaciones atrasadas- puede acelerar significativamente el proceso.
Flujo estructurado de rechazo de solicitudes erróneas
Otro problema frecuente en el proceso de aprovisionamiento de SAP es la gestión de las solicitudes incorrectas o incompletas. A menudo, cuando una requisición está mal asignada, los compradores recurren a canales ineficaces como el correo electrónico o el teléfono, lo que complica la trazabilidad del proceso.
Por tanto, es fundamental establecer un sistema estructurado para registrar y gestionar adecuadamente los rechazos. Esto no sólo acelera la identificación y resolución de errores, sino que también mejora la comunicación entre solicitantes y compradores, reduce los plazos de compra y minimiza los riesgos financieros y operativos, garantizando una mayor transparencia en la gestión de las adquisiciones.
El proceso se vuelve mucho más eficaz cuando está equipado con una herramienta que permite gestionar los rechazos directamente en SAP, notificando automáticamente al solicitante, registrando el motivo del rechazo y ofreciendo funcionalidades como el rechazo temporal, que permite al solicitante corregir y volver a presentar la solicitud sin tener que empezar desde cero.
Comentarios del comprador o proveedor en el proceso
La comunicación entre compradores y proveedores debe ser más fluida y exhaustiva, abarcando no sólo los datos estándar, sino también las aclaraciones o excepciones que surgen con frecuencia en las operaciones cotidianas. Estas aclaraciones, al igual que los errores en los pedidos, no deben gestionarse a través de canales imposibles de rastrear, como los correos electrónicos.
Por tanto, es crucial asegurarse de que los comentarios se registran por etapas, tanto en la solicitud como en el pedido. Por ejemplo, si un proveedor solicita un cambio en la fecha de entrega, todas las partes interesadas deben ser informadas en tiempo real, manteniendo una comunicación centralizada que sea visible para todos los implicados.
Identificación automática de pedidos y materiales
Aunque SAP ofrece funciones como los contratos marco (ME31K) para agilizar las compras recurrentes, siguen siendo frecuentes las solicitudes duplicadas o erróneas vinculadas a contratos existentes.
Para resolver este problema, es esencial recurrir a herramientas de automatización. Los procesos de validación manual no sólo son lentos, sino también poco fiables. En su versión estándar, SAP no permite una validación sencilla en este sentido.
Por tanto, es aconsejable implantar soluciones que, al guardar una solicitud, verifiquen automáticamente si el material solicitado ya está vinculado a un contrato activo, y muestren al comprador todas las opciones de aprovisionamiento, como un contrato, un proveedor fijo o un proveedor anterior (del último pedido).
También hay que tener en cuenta que en el aprovisionamiento SAP se pierde mucho tiempo en tareas manuales y repetitivas, como asignar solicitudes o revisar las condiciones de compra. Estas tareas pueden automatizarse mediante, por ejemplo:
- Reglas de asignación basadas en grupos de materiales
- Detección automática de contratos activos
- Plantillas predefinidas que rellenan automáticamente campos como el tipo de imputación, el centro o el almacén
Evaluación de proveedores y notificaciones
Para optimizar el aprovisionamiento en SAP, es esencial una evaluación continua de los proveedores. SAP no proporciona de forma nativa indicadores clave de rendimiento como OTIF (On Time In Full) para evaluar si un proveedor ha entregado a tiempo y en su totalidad.
Por ello, es importante incorporar herramientas complementarias que capturen los datos reales de entrega y calculen automáticamente dichos KPI, permitiendo el uso objetivo de esta información en futuros Vendedores, renovaciones de contratos o negociaciones.
Además, cuando un proveedor incumple una fecha de entrega, el seguimiento no debe depender únicamente de las llamadas de los equipos de aprovisionamiento o almacén. El proceso debe automatizarse mediante alertas que detecten los pedidos atrasados sin entrada de mercancías y envíen recordatorios al proveedor, garantizandola trazabilidad.
Herramientas como las que ofrece Innova pueden incluso asociar estas alertas al historial de pedidos, integrarlas con indicadores OTIF y utilizarlas como base objetiva para evaluaciones de rendimiento , renegociaciones o aplicación de penalizaciones.
Importaciones
El último reto que abordamos en la gestión de aprovisionamiento de SAP tiene que ver con las compras internacionales. La versión estándar de SAP no cubre de forma exhaustiva el proceso de importación, especialmente en las fases posteriores, como el envío, el despacho de aduanas o la llegada a puerto.
Esto provoca una falta de visibilidad sobre el estado actual del envío y las fechas estimadas de llegada.
Para garantizar una trazabilidad completa, es esencial asignar responsabilidades específicas para cada etapa y exigir actualizaciones periódicas respaldadas por documentación, como fotos o códigos de seguimiento. La integración de SAP con soluciones logísticas globales permite actualizaciones automáticas sobre el estado de los envíos, especialmente cuando se combina con herramientas Source-to-Pay como las que proporciona Innova.
SITRACK: Permitir un seguimiento eficaz del aprovisionamiento en SAP
Ahora que hemos cubierto las estrategias clave para mejorar la gestión del aprovisionamiento en SAP, nos gustaría presentar una de nuestras soluciones Source-to-Pay diseñada para implementar todas las funcionalidades comentadas: nuestra aplicación Sitrack para el seguimiento del aprovisionamiento.
¿Cómo aborda Sitrack los retos mencionados? Veámoslo:
- Visibilidad en tiempo real de cada solicitud, con envío de recordatorios y notificaciones a los proveedores por entregas atrasadas, centralizando toda la comunicación en un único entorno.
- Detección automática de los contratos marco existentes para convertir las solicitudes en pedidos de compra sin duplicados ni errores.
- Indicadores OTIF (On Time In Full) integrados para una evaluación continua y objetiva de los proveedores.
- Reglas personalizadas para asignar automáticamente funciones y solicitudes, equilibrando la carga de trabajo en todo el equipo.
- Gestión estructurada de los rechazos, que permite a los solicitantes hacer correcciones sin reiniciar el proceso, con la posibilidad de añadir comentarios dentro del sistema y hacer un seguimiento de los tiempos de corrección.
- Herramientas de documentación para cada fase del proceso, con comentarios visibles para todas las partes implicadas.
- Integración con plataformas logísticas como Searates, lo que permite modelar de extremo a extremo cada etapa del proceso de importación.
