Conseguir sistemáticamente un buen rendimiento en el indicador Puntualidad en la Entrega (OTIF) sigue siendo uno de los retos más persistentes para los equipos de la cadena de suministro que operan en entornos SAP. OTIF mide el porcentaje de pedidos entregados a tiempo y en su totalidad, lo que lo convierte en un reflejo directo de la eficiencia de la cadena de suministro y un impulsor clave de la satisfacción del cliente.
Sin embargo, medir con precisión la OTIF dista mucho de ser sencillo. Para comprender sus dimensiones, las empresas a menudo necesitan analizar varios KPI en paralelo: por ejemplo, el porcentaje de posiciones retrasadas, el retraso medio comparado con el plazo medio de entrega, o el tiempo transcurrido entre cada paso del proceso de compra para identificar los cuellos de botella. Fijarse en una sola cifra rara vez es suficiente: solo combinando distintas perspectivas pueden las organizaciones hacerse una idea fiable de su rendimiento OTIF.
Aun así, la medición es solo el primer paso. El mayor reto consiste en mejorar los resultados. Para aumentar la OTIF de forma coherente, las empresas necesitan herramientas que ayuden a agilizar y acelerar todo el ciclo de aprovisionamiento, desde la solicitud hasta la entrega. Sin capacidades que agilicen las aprobaciones, hagan un seguimiento de los retrasos y ofrezcan visibilidad de las posibles interrupciones, ni siquiera la medición más precisa de la OTIF se traducirá en mejores resultados para los clientes.
En la práctica, el flujo de aprovisionamiento en entornos SAP P2P (Procure-to-Pay) implica a múltiples partes interesadas y pasos (solicitantes, compradores, aprobadores, logística, almacén, proveedores, etc.), por lo que cualquier desajuste puede afectar negativamente al rendimiento de la OTIF. Además, la falta de integración o visibilidad en tiempo real en la cadena de suministro SAP dificulta la toma de decisiones y obstaculiza la capacidad de garantizar entregas completas y puntuales.
En la siguiente sección, examinamos los factores internos que suelen impedir que las organizaciones alcancen un rendimiento OTIF sostenido en SAP, y exploramos los tipos de soluciones que pueden abordar directamente estas ineficiencias.
Factores que impiden cumplir la OTIF en SAP
Diversos problemas en los procesos estándar de SAP dificultan la consecución de un alto rendimiento OTIF. Entre los factores más comunes en el módulo de Compras están:
- Solicitudes de compra con errores o descripciones insuficientes: En muchos casos, el proceso se ve comprometido desde el principio. Una solicitud mal creada -por ejemplo, con datos incompletos, especificaciones vagas o sin anexos- da lugar a correos electrónicos de aclaración de ida y vuelta. El comprador debe solicitar correcciones, lo que retrasa el ciclo de aprovisionamiento. Estas imprecisiones iniciales suelen dar lugar a compras incorrectas o retrasadas.
- Retrasos en la corrección de la solicitud por correo electrónico: cuando un comprador detecta un error en una solicitud de compra, suele recurrir a herramientas de comunicación ineficaces, como el correo electrónico, para pedir correcciones al solicitante. Este proceso manual y fuera del sistema añade tiempo de espera, incertidumbre y riesgo de error. Por ejemplo, si el correo electrónico se pierde o las instrucciones no son claras, la solicitud puede quedar sin resolver durante días. E incluso una vez corregida la solicitud, la respuesta suele llegar por correo electrónico, dejando al comprador, que puede estar gestionando miles de solicitudes, con la carga añadida de recordar qué corrección se solicitó. La falta de un mecanismo estructurado en SAP para devolver las solicitudes con comentarios dificulta un flujo de trabajo fluido.
- Retrasos en la aprobación de documentos (estrategias de liberación): Las estrategias de liberación estándar de SAP (para solicitudes, pedidos, contratos, etc.) a menudo se convierten en cuellos de botella. Los aprobadores pueden no estar al tanto de los documentos pendientes a tiempo (por ejemplo, por no comprobar su bandeja de entrada con frecuencia) o pueden posponer las decisiones por falta de información (disponibilidad presupuestaria, precios históricos, urgencia de la solicitud). Además, si no se puede hacer un seguimiento de las aprobaciones y sus plazos de entrega, resulta mucho más difícil identificar dónde se producen cuellos de botella en el proceso. Como resultado, los documentos permanecen pendientes de aprobación más tiempo del deseable.
- Solicitudes de compra sin un comprador responsable asignado: En muchas organizaciones, las solicitudes de compra se crean en SAP sin un comprador claramente asignado que asuma la responsabilidad. Esto ocurre a menudo porque la responsabilidad está vinculada únicamente a un grupo de compras, que no siempre -y de hecho no técnicamente- está vinculado a usuarios reales de SAP. Las mejores prácticas en segregación de funciones también implican que el equipo de compras no debe editar directamente las solicitudes, lo que hace aún más importante una asignación clara. Lo ideal es que las solicitudes se asignen automáticamente a los compradores en función de criterios definidos (como el tipo de material, el centro o la categoría), sin dejar de dar a los gestores de compras la flexibilidad de reasignarlas en casos como vacaciones o bajas. Igualmente importante es proporcionar a cada comprador una forma sencilla de identificar «qué RP son míos», garantizando la visibilidad y la responsabilidad en todo el proceso.
- «Si no puedes medirlo, no puedes mejorarlo»: como dijo célebremente Lord Kelvin . En muchas organizaciones, SAP carece de KPI e informes que ofrezcan una visión completa del proceso de aprovisionamiento. La funcionalidad estándar no consolida el rendimiento de la OTIF ni revela las causas subyacentes de los retrasos. Lo que se necesita es la capacidad de ver todo el proceso con el tiempo que tarda cada paso, para que los usuarios puedan detectar dónde se producen los cuellos de botella -ya sea en las aprobaciones, la respuesta de los proveedores o el transporte- y tomar medidas específicas. Medir la OTIF de los procesos completados, junto con el tiempo entre pasos, proporciona a los equipos de aprovisionamiento la información necesaria para acortar los tiempos de ciclo y mantener una mayor eficiencia.
- Falta de trazabilidad unificada para los procesos de compra: En SAP estándar, la información sobre el estado de los pedidos está dispersa en varias transacciones (ME5A o similares para las requisiciones, ME2M, ME2L, etc. para Pos o detalles individuales en ME23N para GR o facturas). No existe un único panel de control en el que los usuarios puedan ver el ciclo de vida completo de una solicitud hasta el pedido, la entrega y la facturación. Esto obliga a los equipos a confiar en el seguimiento manual en hojas de cálculo, lo que limita la visibilidad en tiempo real. Como resultado, los problemas se detectan demasiado tarde, cuando los retrasos ya han afectado a la OTIF.
- Comunicación fragmentada con los proveedores: La mayoría de las interacciones con los proveedores se producen fuera de SAP, a través de correos electrónicos, llamadas o aplicaciones de mensajería como WhatsApp. Los pedidos enviados como archivos adjuntos en PDF, las confirmaciones de entrega por correo electrónico, las consultas sobre el estado de los pagos… se dispersan por las bandejas de entrada. Esta comunicación desestructurada conduce a la duplicación de esfuerzos (por ejemplo, responder a la misma consulta varias veces) y a un mayor riesgo de falta de comunicación. La información crítica de los proveedores (como avisos de retraso o archivos adjuntos) no es visible para todas las partes interesadas. Esta falta de integración suele dar lugar a entregas tardías o incompletas, lo que repercute negativamente en la OTIF.
- Procesos desconectados entre compras, logística y almacén: Una causa subyacente a todos los problemas anteriores es la falta de integración sin fisuras entre los departamentos internos. El proceso de origen a pago abarca varias funciones, y cuando cada una opera en silos dentro de SAP, la organización pierde la capacidad de planificar, anticiparse y coordinarse eficazmente. Esta falta de flujo de información interdepartamental se traduce en desajustes operativos, reducción de la productividad y, en última instancia, fallos en las entregas. Una OTIF baja suele reflejar estas desconexiones internas, en las que cada equipo utiliza SAP de forma aislada, sin una visión unificada de los procesos.
Soluciones para mejorar la OTIF en SAP con herramientas integradas
El bajo rendimiento de la OTIF suele ser un síntoma de problemas sistémicos de ejecución dentro del proceso de compras SAP. Sin embargo, estas limitaciones pueden superarse incorporando soluciones especializadas que mejoren y agilicen el flujo de compras.
Presentamos tres soluciones que pueden impulsar significativamente el rendimiento de la OTIF de tu empresa optimizando los procesos de aprovisionamiento y logística. Herramientas como SiTRACK (seguimiento del aprovisionamiento), SiLI (liberaciones de aprobación inteligentes) y SiPRO (portal de proveedores), que son componentes de una suite totalmente modular que cubre todo el proceso S2P, añaden capacidades esenciales que colman las lagunas del modelo estándar de SAP. A continuación se indican algunas de las características clave que ofrecen estas soluciones y las ventajas que aportan:
Notificaciones automatizadas y seguimiento de la aprobación
SiLI está diseñado para automatizar y hacer que la liberación de documentos de compra en SAP esté basada en datos. Permite alertas de aprobación por correo electrónico o una aplicación móvil, proporcionando todos los datos contextuales necesarios para eliminar los cuellos de botella administrativos y acelerar los ciclos de liberación sin comprometer el control.
Comunicación integrada de proveedores por documento
SiPRO y SITRACK incluyen mensajería contextual y notificaciones automatizadas vinculadas a cada documento, centralizando la comunicación y minimizando los malentendidos que repercuten negativamente en la OTIF. Además, se puede desplegar una función de acuse de recibo de pedidos según tu proceso, garantizando que los proveedores confirmen la recepción y aceptación de los pedidos de forma estructurada y trazable.
Entrada simplificada de solicitudes de compra con plantillas y validaciones
SITRACK permite la creación guiada de solicitudes mediante plantillas y validaciones en la fase inicial, garantizando datos precisos y completos que evitan errores y repeticiones.
Devolución del RP y notificación automática al solicitante en la misma plataforma
SITRACK gestiona las devoluciones de pedidos directamente en SAP, con total trazabilidad y notificaciones instantáneas, reduciendo el tiempo de corrección y eliminando la dependencia del correo electrónico.
Medición de los tiempos de tramitación y los motivos de las devoluciones/correcciones
SITRACK registra detalladamente todas las acciones del proceso de aprovisionamiento, incluido el tiempo empleado en cada etapa, generando KPI procesables para identificar los cuellos de botella e impulsar mejoras específicas para aumentar la OTIF.
Asignación y notificación automática de compradores responsables
SITRACK garantiza que cada pedido tenga un comprador designado, con asignación automática y notificaciones en tiempo real para evitar omisiones y agilizar la gestión de pedidos.
Trazabilidad completa desde la solicitud hasta el pago, con calendario por etapas
SITRACK proporciona una visión única del ciclo completo de aprovisionamiento -desde la solicitud hasta la factura-, lo que permite a los equipos responder a los problemas con información en tiempo real.
Visibilidad centralizada para todas las partes interesadas
SITRACK consolida la información relacionada con las adquisiciones en un único punto de acceso para los solicitantes y los equipos de adquisiciones, logística y finanzas, eliminando los silos de información y mejorando la coordinación interfuncional.
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En Innova comprendemos que muchos de los retos a los que se enfrentan las empresas en SAP no son incidentes aislados, sino problemas recurrentes y estructurales. Por eso hemos desarrollado soluciones como SITRACK, SiLI y SiPRO, basadas en experiencias reales de clientes y diseñadas para colmar las lagunas operativas que deja el modelo SAP estándar.
Estas herramientas están diseñadas para integrarse perfectamente con SAP y abordar directamente los principales puntos débiles que afectan al rendimiento de la OTIF. Tanto si se implantan individualmente como en forma de paquete completo, mejoran significativamente la eficacia, la trazabilidad y la coordinación de los procesos de aprovisionamiento y logística.
Si quieres ver cómo estas soluciones pueden transformar tus operaciones diarias, te invitamos a solicitar una consulta personalizada o una demostración sin compromiso. Experimenta de primera mano cómo impulsar el rendimiento de los procesos y mejorar tu puntuación OTIF con herramientas reales creadas específicamente para entornos SAP.
