En el sistema ERP de SAP -tanto SAP ECC como SAP S/4HANA, y más concretamente en el módulo SAP MM- existe una integración total de los procesos, desde la solicitud de compra hasta el pago final al proveedor. Este flujo de extremo a extremo conecta directamente funciones como la adquisición y la gestión de inventarios, lo que permite una mayor eficiencia en todas las operaciones integradas de la empresa.
Este proceso integral abarca todas las etapas: desde la solicitud y selección de bienes y servicios, la aprobación y emisión de órdenes de compra, hasta la recepción de mercancías, la verificación, la facturación y el pago al proveedor.
Sin embargo, aunque el proceso Procure-to-Pay (P2P) es estándar en SAP, a menudo surgen ineficiencias y cuellos de botella en una o varias fases durante las operaciones empresariales cotidianas. En este artículo, exploraremos los principales retos del proceso P2P en SAP y presentaremos las soluciones tecnológicas más adecuadas para cada cuestión.
Retos del proceso estándar P2P en SAP
A continuación, resumimos algunos de los problemas más comunes a los que se enfrentan los responsables de compras, los usuarios avanzados y los equipos financieros cuando gestionan procesos P2P en SAP. Si estás leyendo este artículo, lo más probable es que una o varias de estas situaciones ya se hayan producido en tu organización.
Visión fragmentada del proceso integral
Uno de los principales retos de los procesos P2P de SAP es la falta de una visión holística. Cada área implicada en el ciclo sólo tiene acceso a la información relevante para su etapa específica: el solicitante puede ver su solicitud pero no el pedido que generó; el comprador ve el pedido pero no las entradas de mercancías; logística gestiona la entrada de mercancías pero desconoce el estado de la factura, etc.
Esta desconexión conduce a una ruptura de la coordinación operativa. Dado que los procesos P2P en SAP se componen de pasos estrechamente vinculados, la falta de visibilidad interfuncional provoca ineficacias, errores y decisiones mal informadas.
Retrasos y errores en la contabilización de la entrada de mercancías
En los procesos P2P de SAP, la entrada de mercancías suele realizarse desde una estación de trabajo fija, normalmente situada en una oficina, lo que obliga al personal del almacén a registrar manualmente los datos -a menudo en papel- y transcribirlos después a SAP. Esta secuencia introduce retrasos en la contabilización de la entrada de mercancías, aumenta el riesgo de discrepancias en las existencias y puede repercutir negativamente en etapas posteriores, como la verificación de facturas y el pago a proveedores.
Falta de trazabilidad entre documentos
Uno de los problemas más frecuentes en los procesos P2P de SAP es la ausencia de trazabilidad entre los distintos documentos que intervienen en el flujo. Los pedidos, las entradas de mercancías, las facturas y los pagos suelen seguir caminos separados. El sistema carece de una vista consolidada que muestre el recorrido completo de una transacción, desde el pedido inicial hasta el pago final.
Como resultado, gran parte de la información está dispersa en varios canales, se registra manualmente o se pierde, lo que dificulta el seguimiento. Sin un canal unificado, no hay una visión fiable ni actualizada del estado del proceso P2P en SAP.
Dificultad para identificar los cuellos de botella
La ausencia de un cuadro de mando unificado y en tiempo real dificulta la localización de puntos críticos o cuellos de botella en los procesos P2P de SAP. Como el sistema estándar no ofrece una interfaz integrada para este tipo de análisis, los interesados deben navegar por múltiples transacciones, informes y solicitudes. Esto complica la identificación, por ejemplo, de una solicitud estancada, una entrega retrasada o una factura bloqueada.
Falta de comunicación estructurada con los proveedores
Otro reto importante en la gestión de los procesos SAP P2P es la ausencia de un canal de comunicación directo y estructurado con los proveedores. En la práctica, las interacciones suelen producirse por correo electrónico, lo que da lugar a intercambios desorganizados y poco rastreables. Sin un portal centralizado, las comunicaciones están fragmentadas, lo que afecta negativamente a la visibilidad, la transparencia y la colaboración con los proveedores.
Soluciones de Innova para transformar el ciclo P2P en SAP: Propuestas de valor y ventajas clave
Para abordar de forma integral los retos de la gestión de procesos P2P en SAP -o para centrarse en etapas específicas dentro del ciclo- Innova ha desarrollado un conjunto de soluciones que se integran de forma nativa tanto con SAP ECC como con SAP S/4HANA, optimizando cada fase del proceso de origen a pago.
A continuación, explicamos cómo aborda cada herramienta los problemas mencionados anteriormente y el valor único que aporta.
Por falta de visibilidad integral en el proceso SAP P2P
Nuestra solución SiTRACK está diseñada para proporcionar una gestión integral del aprovisionamiento con total trazabilidad. Ofrece una visibilidad completa de todo el proceso de aprovisionamiento, centralizando la información en una interfaz fácil de usar que simplifica el control operativo. Gracias a su capacidad para vincular automáticamente solicitudes, pedidos de compra, entradas de mercancías y facturas, ofrece a todas las partes interesadas -desde los solicitantes hasta las finanzas- una visión unificada y en tiempo real del ciclo P2P en SAP.
También incluye alertas y notificaciones, lo que permite una gestión proactiva en lugar de un seguimiento reactivo. Además, su visión integral del seguimiento se extiende al seguimiento de los envíos mediante una perfecta integración con plataformas como Searates, lo que permite una visibilidad en tiempo real de la logística y el transporte de los contenedores en los procesos de importación.
Para los retos de movilidad en el almacén
Para hacer frente a los retos relacionados con el almacén dentro del ciclo SAP P2P, ofrecemos SIMA, una solución específica diseñada para optimizar estas operaciones. Permite contabilizar la entrada de mercancías en tiempo real mediante dispositivos móviles, aprovechando tecnologías como el escaneado de códigos de barras o códigos QR.
Este enfoque elimina los errores manuales y las tareas redundantes, garantizando que el inventario y los procesos financieros asociados se actualicen directamente en SAP sin retrasos ni dependencia de estaciones de trabajo fijas.
Para detectar cuellos de botella o procesos estancados
SiTRACK, al proporcionar una trazabilidad completa del proceso, permite a los usuarios filtrar e identificar solicitudes no aprobadas, pedidos no recibidos o facturas bloqueadas, facilitando una respuesta rápida antes de que las operaciones de la cadena de suministro se vean afectadas.
Paralelamente, nuestra herramienta SiLI acelera los flujos de trabajo de aprobación con un sistema de liberación inteligente, que permite tomar decisiones informadas desde cualquier dispositivo. Muestra todos los datos que necesita un aprobador en una sola vista: presupuesto disponible, historial de compras, alertas de desviación y mucho más. Las notificaciones automáticas ayudan a evitar retrasos innecesarios.
Juntos, SiTRACK y SiLI trabajan en tándem para desbloquear activamente los cuellos de botella del proceso y reducir el tiempo de inactividad operativa.
Para una comunicación eficaz con los proveedores en el proceso SAP P2P
Para mejorar la comunicación con los proveedores en los procesos SAP P2P, desarrollamos SiPRO, un portal de autoservicio que permite a los proveedores ver sus pedidos de compra, cargar documentos como facturas y comunicarse directamente con el equipo de aprovisionamiento. Los proveedores también pueden seguir en línea el estado de los pagos, las entregas y la facturación, lo que reduce significativamente la dependencia del correo electrónico y mejora la trazabilidad y la eficacia.
Otra herramienta útil para las interacciones con los proveedores, concretamente en los procesos de licitación y concurso, es SiGO. Esta solución digitaliza y centraliza la gestión de licitaciones y concursos. Permite a los usuarios emitir peticiones de oferta y solicitudes de propuestas directamente desde SAP y recibir propuestas estructuradas a través de un portal web, lo que facilita la comparación objetiva de ofertas y la generación de pedidos de compra directamente en el entorno SAP. Ambas herramientas transforman la relación con los proveedores en una interacción digital fluida y sin fricciones.
