Cómo pasar de la Tx ME21N en SAP a un proceso source-to-pay de siguiente nivel.
¿De qué vamos a hablar?
Por qué y cómo evolucionar sus procesos source-to-pay en SAP hacia la transformación digital, identificando los objetivos y retos ampliamente reconocidos en este camino, basándonos en informes de Mackinsey & CO y Google Cloud.
Digitalizar es obligatorio, evolución natural de los procesos S2P.
En el artículo de McKinsey & CO titulado «A road map for digitizing source-to-pay» (https://www.mckinsey.com/capabilities/operations/our-insights/a-road-map-for-digitizing-source-to-pay), afirman: «Al aplicar una nueva forma de análisis a los cientos de tareas individuales que intervienen en el proceso de origen a pago, descubrimos que casi el 60 por ciento de ellas tienen potencial para ser automatizadas totalmente o en gran medida utilizando las tecnologías actualmente disponibles… no sólo en las actividades transaccionales, como el procesamiento de pedidos y facturas, sino también en los elementos estratégicos del abastecimiento, como la selección y gestión de proveedores.»
Es de 2017, pero la mayoría de las empresas siguen necesitando mejorar su proceso S2P, sobre todo las que estamos hablando, empresas que utilizan SAP, tanto SAP ECC como incluso la última SAP S/4HANA.
Como se menciona en este artículo, hay buenos ejemplos de digitalización en las compras de los consumidores, como la compra automática de cartuchos cuando su impresora tiene poca tinta, pero no es la misma historia para las grandes empresas. Por supuesto, el proceso completo de S2P, implica escenarios diferentes y más complejos que simplemente comprar el mismo cartucho, al mismo proveedor, al mismo tiempo.
El artículo continúa analizando la lista de tareas que se han realizado y el potencial de las nuevas tecnologías para mejorarlas y automatizarlas, pero sólo quiero quedarme con la afirmación sobre el potencial que existe, y una buena razón para empezar por este camino, porque encuentran que «Los puntos de referencia de la industria sugieren que la mayoría de las organizaciones malgastan entre el 3 y el 4 por ciento de su gasto externo total en costes de transacción excesivos, ineficiencia e incumplimientos» y eso, es mucho dinero como gasto externo total para una empresa media que funciona en SAP.
Objetivos
Entonces, ¿qué buscamos cuando intentamos digitalizar los procesos S2P? Hay algunos «must» que hemos encontrado como objetivos comunes en los procesos S2P avanzados. Algunos de ellos son tendencias que se están convirtiendo en obligatorias para cualquier proceso que experimente una transformación digital hoy en día, mientras que otros son especialmente relevantes para los procesos S2P.
Visibilidad
Sourcing y compras son procesos que afectan a casi todas las partes de una organización, ya sea como solicitante de bienes o servicios, comprador responsable de gestionar la compra o cualquier otra parte interesada.
Además, el volumen de artículos procesados mensualmente por una gran organización es enorme, y los pasos mínimos del proceso (desde la solicitud, la orden de compra, la liberación, la entrada de mercancías y la factura) con la información clave asociada, como el proveedor, las fechas, los días en cada paso, deben presentarse a todas las partes interesadas de forma comprensible.
Esta visibilidad mejora el proceso de expedición de varias maneras y elimina una gran cantidad de tiempo dedicado a llamadas telefónicas y correos electrónicos respondiendo a preguntas del tipo «¿cuál es el estado de mis compras?».
Dar a los proveedores la opción de ver y comprobar sus entregas pendientes más allá de un simple correo electrónico es otra característica importante.
Experiencia del usuario
Con las transacciones masivas, la experiencia del usuario se convierte en algo más que una simple característica estética. Es necesaria porque una UX moderna, intuitiva e inteligente es la mejor manera de reducir los errores y los retrabajos. Una buena forma de ahorrar tiempo es evitar abrumar a los usuarios con múltiples campos que no son necesarios, no son obligatorios o, en algunos casos, tienen siempre el mismo valor y pueden resolverse con variantes o reglas.
En esta jungla de elementos y documentos, es imperativo tener claridad y comprensión de la información con la capacidad de ver «justo lo que necesito» para cada parte interesada.
Decisiones basadas en datos.
Las decisiones de aprovisionamiento y compra deben basarse en datos reales. Elimine la necesidad de complejas hojas de cálculo de Excel para la selección de proveedores en función de criterios específicos que pueden analizarse y, en algunos casos, puntuarse automáticamente, como el precio, el mejor plazo de entrega, los estados financieros, la asistencia local, el periodo de garantía, etc.
Las decisiones de aprobar, devolver o rechazar documentos deben ir más allá de simplemente pulsar un botón rojo o verde. Es necesario analizar el comportamiento histórico de los precios, los riesgos del proceso (compras divididas, documentos sin referencias, etc.), los ciclos de compra, los niveles de inventario y las relaciones históricas con los proveedores.
Gran parte de esta información ya existe en SAP. Sin embargo, es necesario simplificarla, agruparla y presentarla de forma sencilla y unificada.
RFI / RFQ fácil y masivo
Típicamente, y en el sentido correcto, el core spend (compra directa donde se consolida el 80% – 90% del gasto) requiere grandes y extensos procesos de RFI y RFQ para obtener los contratos, proveedores fijos, y por lo tanto se invierte típicamente con un enfoque centrado en servir sólo a este importante segmento.
Sin embargo, los long tail spend «también denominados gastos de material C, los gastos de cola comprenden el 80-90% de todos los artículos comprados, principalmente pedidos de bajo volumen y a menudo únicos o poco frecuentes que se envían a una amplia gama de proveedores» (del artículo «Long tail, big savings: Digital unlocks hidden value in procurement» (https://www.mckinsey.com/capabilities/operations/our-insights/long-tail-big-savings-digital-unlocks-hidden-value-in-procurement ) representan una importante oportunidad para ahorrar dinero (entre un 5% y un 10%, según el mismo artículo).
Teniendo esto en cuenta, el objetivo es crear procesos sencillos de RFI y RFQ para sacar el máximo partido del proceso a través de la competencia. Cuantas más compras se realicen a través de RFQ, por supuesto de forma fácil y rápida, más posibilidades de ahorro y decisiones automatizadas y auditables. En un próximo artículo analizaremos más detenidamente el long tail spend y los procesos de licitación.
Colaboración
Los proveedores son socios comerciales clave en el proceso de la cadena de suministro. Es importante habilitar una solución tecnológica que proporcione un canal de comunicación amigable, bidireccional y sencillo para los nuevos pedidos, las fechas de entrega, los posibles retrasos y la programación de las entregas. Esto ayuda a evitar cuellos de botella en el almacén y garantiza la fluidez de las operaciones.
Desafíos
Ahora tenemos lo que necesitamos, pero ¿qué pasa con los obstáculos del camino?
Estrategia de datos.
Las grandes empresas están invirtiendo mucho en herramientas de procesamiento del lenguaje natural (PLN) e inteligencia artificial (IA). En algunos procesos, esto sin duda cambia las reglas del juego, pero en gran parte de los datos S2P (datos maestros de proveedores, datos de materiales) ya están estructurados y almacenados en SAP. Un primer paso rentable y rápido es centrarse en garantizar la calidad y la gobernanza de los datos SAP.
Hay dos tendencias en el informe Data and AI Trends 2023 de Google Cloud (https://cloud.google.com/blog/products/ai-machine-learning/top-5-data-and-ai-trends-this-year) que me llamaron la atención y quiero traer a este contexto, y en mi opinión están realmente relacionadas:
- «Dile adiós a los silos de datos». Una predicción realmente interesante de Andi Gutmans (VP & GM, Google Databases) es que en 2026 se generarán 7 PB por segundo (sí, POR SEGUNDO). Y sólo el 10% serán originales, el 90% restante serán réplicas. Un buen ejemplo podría ser este artículo, si creamos un pdf, lo hacemos descargable para replicarlo a tu ordenador, luego lo compartes a 2 o 3 colegas por email, así hay 2 o 3 copias en el servidor de correo, luego se descarga a 2 o 3 portátiles más, y quizás a otro iPhone y así sucesivamente. En cambio, sólo tienes que compartir la URL (gracias por hacerlo 😊), y todos tus amigos se conectarán directamente a la fuente principal (contribuimos a no crear «contaminación de datos» 😊 ).
Lo mismo ocurre en S2P, data warehouses, exportación de datos desde ERP’s, todo ocupando espacio de almacenamiento innecesario en nuevos servidores, que ahora, con tecnologías eficientes integradas, mejor capacidad de procesamiento, tecnología on-memory (en el caso de SAP S/4HANA), es más eficiente desplegar aplicaciones web totalmente integradas con la fuente principal de datos.
- «Aceptar la era del ecosistema de datos abiertos». Del mismo modo, la integración fácil pretende reducir la replicación y los datos aislados en bases de datos cerradas. Por supuesto, hay que tener en cuenta la seguridad en todo momento (y existen tendencias y herramientas para resolverla, que también se mencionan en el informe).
La bendición y maldición de SAP: La complejidad lo hace poco amigable.
SAP ERP (ECC y S/4HANA) es un software líder, que incluyen funcionalidades para una amplia variedad de escenarios, procesos, probados en diversas industrias alrededor del mundo. Y es comprensible que para satisfacer este amplio umbral de escenarios los diseños se han vuelto más y más complejos, con configuraciones y conceptos abstractos, pero al final esto resuelve y se adapta a los escenarios (la bendición), pero el compañero inseparable es lo poco amigable (la maldición ☹).
Una solución para aprovechar la complejidad sin ser afectados 😊, es desarrollar aplicaciones como una capa más sobre el ERP, donde un diseño inteligente y UX digieran los requerimientos y entreguen soluciones casi plug and play y muy amigables, simplificando no solo el uso, sino el despliegue, la configuración inicial y el mantenimiento de datos maestros que suelen acabar con los sueños de muchos proyectos de mejora de SAP.
El trabajo transaccional es tan importante como los gráficos y los KPI.
Muchas empresas han gastado mucho dinero y se han centrado en soluciones de inteligencia empresarial, analítica, elaboración de informes y creación de KPI. Dando por sentado que los datos transaccionales, a partir de los cuales se construirá todo lo anterior, la fuente principal, se están registrando de forma fácil y estructurada y sin errores.
Cuanto más fáciles de usar sean las soluciones para ayudar a los usuarios en las transacciones diarias, más fácil será crear gráficos y KPI intuitivos que ayuden a tomar decisiones.
La automatización de tareas, el uso de plantillas para rellenar campos y la validación de reglas para los datos tienen como objetivo construir una base sólida de datos transaccionales que requiera menos manipulación para ser útil.
Un último reto de la digitalización de los procesos S2P en SAP es cómo reducir la navegación por las transacciones: Tx ME51N para crear un PR, luego ME59N para liberar, ME21N para crear un PO, y así sucesivamente. Incluso con las APPS estándar de Fiori, hay que navegar entre diferentes tiles que se convirtieron en nuevas versiones de transacciones. Por lo tanto, tratar de automatizar y consolidar la funcionalidad en la misma pantalla es un buen negocio para los usuarios.
Construir puentes, cómo pasar de la antigua transacción ME51N a un proceso ninja de compras.
En la línea del artículo de McKinsey «A road map for source-to-pay digitization», establecen: «Para las empresas, el siguiente paso es identificar los mejores objetivos para la automatización dentro de sus propios procesos. Las organizaciones pueden hacerlo evaluando primero el nivel actual de automatización que han implantado, en comparación con lo que es técnicamente alcanzable para cada tarea del proceso S2P. A continuación, pueden estimar el valor de cerrar cada brecha».
En los pasos S2P, desde los datos maestros, pasando por PR, RFI, RFQ, PO, liberaciones, buena recepción, facturación, podría haber diferentes niveles de necesidad de automatización y mejora, por lo que la segmentación es siempre un buen enfoque.
Reconociendo que debe limpiar la casa como el primer paso, asegúrese de que los datos maestros están bien, las operaciones transaccionales son fáciles de manejar, integradas, amigables para el usuario. Con esta base, se puede pasar al siguiente nivel, a través de la automatización completa de los procesos. Saber dónde definir las tareas a automatizar y las reglas y criterios en los que basarlas, aprovechando tecnologías de tendencia como los flujos de trabajo inteligentes, RPA, IA. Y todo esto no tiene por qué ser un largo camino de dolor, iniciar la digitalización de S2P a través de add-ons listos para usar con integración web, Fiori o SAP BTP es una forma eficiente.
Además, como dice el artículo de McKinsey «A road map for source-to-pay digitization», «aún más importante, al liberar al personal de contratación de las tareas rutinarias, la automatización les permite dedicar tiempo a buscar fuentes innovadoras de valor adicional».
Y, por último, para subrayar por qué tienen sentido los esfuerzos por digitalizar los procesos S2P, el mismo artículo afirma: «El panorama digital avanza rápidamente. Las empresas que estén preparadas para experimentar al tiempo que adoptan un enfoque reflexivo y centrado en la aplicación de estas tecnologías es probable que obtengan ahorros por valor de hasta el 3,5% de todo el gasto externo.»
Nuestra solución
Sí, lo siento, voy a finalizar hablando de nuestras soluciones. Si quieres irte en este momento, puedo entenderlo. Pero seamos honestos, si sigues aquí, probablemente quieres saber cómo podemos ayudarte a lidiar con todo este lío 😊.
En Innova a través de la experiencia de miles de usuarios, y cientos de empresas en diferentes industrias, hemos desarrollado una suite de soluciones, entregadas como Apps casi plug and play (en un contexto SAP) pueden ser implementadas por Add-ons y desplegadas en casi todas las arquitecturas: web en servidores Front-End, SAP Fiori o SAP BTP.
Nuestras aplicaciones añaden una experiencia de usuario asombrosa, mejoran la funcionalidad y añaden validaciones en casi todos los pasos del proceso Source-to-pay:
Datos Maestros:
- SiDM Materiales
- SiDM Proveedores (SAP ECC) o SiDM BP (S/4HANA)
Compras:
- SiTRACK realiza un seguimiento de todo el proceso S2P, desde la creación de una solicitud de compra hasta la evaluación de cada paso, pasando por la aprobación, los procesos de licitación, el pedido, las entradas de mercancías y las facturas. Dispone de numerosas funciones para gestionar y agilizar las compras.
- SiGO Gestión de Ofertas y licitaciones, para crear procesos RFI y RFQ, invitar a los proveedores a un portal para cargar sus ofertas, comparar y evaluar automáticamente, proponer un ganador, y crear pedidos a partir de estas.
- SiLI Liberaciones Inteligentes, para revisar y aprobar los documentos de compra (PR, PO, Contrato y SES) con análisis y movilidad.
Almacenamiento:
- SiGE Gestión de Entregas, para orientar a los proveedores a la hora de programar la fecha y hora de entrega y evitar cuellos de botella en los almacenes.
- SIMA Movimientos de almacén, una operativa de almacén con total movilidad, 100% paperless y con soportes como el registro fotográfico, la firma digital y la geolocalización.
SRM:
- SiPORTAL, un portal de proveedores para comunicarse sobre pedidos, confirmaciones, estatus, cuentas a cobrar, opciones para cargar facturas. En S2P es un paso hacia la colaboración que se requiere.
No dude en programar una demostración de nuestras aplicaciones y nos vemos en el próximo artículo.
En la creación de este artículo se han utilizado herramientas de IA como ChatGPT, Deepl y Microsoft Designer con fines de traducción y corrección gramatical.
