El maestro de materiales en SAP es un recurso clave que da soporte y unifica todos los aspectos de la cadena de suministro y el proceso de ventas. Desde información básica como la descripción del material hasta parámetros más complejos como el punto de pedido o el grupo estratégico para los procesos de planificación, cada campo puede repercutir en la forma en que se realiza un proceso empresarial, así como sus posibles restricciones y las condiciones subyacentes. Dominar la información de materiales puede ayudar a que tu empresa prospere, mientras que lo contrario puede hacer que tu organización se estanque en la ineficacia y el reprocesamiento.
Los maestros de materiales actúan como base fundamental al proporcionar información clave y estática para la gestión empresarial, garantizando la coherencia en la planificación y el control de la producción. Esencialmente, son el núcleo de la cadena de suministro, por lo que es esencial desarrollar sistemas de control y gobernanza de la calidad de los datos para evitar errores e incoherencias.
Hay muchas preocupaciones a las que las empresas y los usuarios finales se enfrentan a diario cuando tratan con el maestro de materiales: ¿En qué niveles organizativos debo crear este material? ¿Realmente necesito rellenar todos esos campos? ¿Cuál es el valor correcto para ese campo? Lamentablemente, la mayoría de las veces no hay respuestas directas ni reglas empresariales claras que faciliten el trabajo. Entonces se llega al tipo de respuesta típica de «siempre hemos utilizado este valor», que impide que tu empresa aproveche plenamente el potencial de la herramienta de SAP. En este artículo, explicaremos cómo optimizar la gestión de datos maestros de materiales en SAP y cuál es la solución más adecuada para llevar a cabo esta tarea. Se necesita una solución complementaria porque, como veremos a lo largo del texto, el sistema base SAP presenta ciertas limitaciones que es importante tener en cuenta.
Dificultades en la gestión de materiales en SAP
Existen varios retos al tratar con el maestro de materiales, que son comunes a la mayoría de las empresas que funcionan con SAP ECC o SAP S/4 HANA. Estas dificultades repercuten negativamente en la eficiencia operativa, generan costes adicionales en escenarios como el exceso de existencias o el mantenimiento detenido, y aumentan los errores en procesos clave, como las compras, el inventario, el mantenimiento y la producción.
Materiales duplicados
Uno de los problemas más frecuentes es la duplicación de materiales. La falta de controles estrictos en el sistema, combinada con la posibilidad de crear materiales con códigos diferentes a pesar de compartir características similares, facilita la aparición de registros duplicados. Esto ocurre principalmente cuando no existen políticas o métodos claros con validaciones previas dentro del sistema.
Además, la automatización de la entrada de materiales es limitada, lo que puede dar lugar a errores humanos debidos a procesos manuales, inventarios duplicados y compras innecesarias. Como resultado, aumentan los costes operativos y la trazabilidad de los materiales se hace más compleja. Todo esto consume tiempo y recursos, además de afectar a la precisión de los informes financieros y de inventario.
Creación manual de datos maestros
La gestión manual de los datos maestros es otra fuente de errores, ya que puede dar lugar a la introducción de datos incompletos o incorrectos. Esto ocurre porque el módulo SAP MM requiere la configuración adecuada de varias vistas (compras, inventario, planificación, etc.) para cada material. Si alguna de estas vistas está incompleta o mal configurada, los procesos pueden fallar.
Extender cada material en cada vista/unidad organizativa existente no es una solución, ya que puedes estar habilitando procesos no deseados para determinados materiales. Por ejemplo, comprar materias primas en un centro de distribución remoto sin proceso de fabricación será probablemente un error costoso.
Falta de gobernanza eficaz de los datos
Otro reto importante es la dificultad para gestionar eficazmente la gobernanza de los datos. Esto se debe en parte a que SAP no dispone de una funcionalidad estándar para crear datos maestros mediante flujos de trabajo automatizados. Como consecuencia, no existe un procedimiento eficaz que implique a los departamentos responsables en la revisión y validación de los datos antes de cargarlos en el sistema.
En muchos casos, esto obliga a las empresas a depender de herramientas externas ineficaces, como los documentos Excel, que a menudo se envían por correo electrónico. Este método introduce riesgos adicionales, como errores humanos, retrasos y dificultades para mantener normas uniformes en toda la organización.
Complicaciones en procesos a gran escala
Por último, otro problema recurrente en la gestión de materiales SAP son las complicaciones en los procesos a gran escala, como las migraciones o actualizaciones de datos. Esto se debe a que el Maestro de Materiales SAP dispone de herramientas limitadas para validar grandes volúmenes de datos antes de cargarlos.
Como resultado, vuelven a ser necesarias las intervenciones manuales, que aumentan los errores humanos y generan incoherencias en los datos, como registros que faltan o formatos incorrectos en las plantillas utilizadas para cargar la información en el sistema.
En última instancia, la gestión de materiales en SAP se enfrenta a retos como la falta de procesos estandarizados, la excesiva dependencia de los procesos manuales y las limitaciones técnicas que afectan significativamente a la organización.
Teniendo en cuenta estas cuestiones, en Innova hemos desarrollado SiDM Materiales, una solución diseñada para optimizar la gestión de datos maestros de materiales tanto en SAP ECC como en SAP S/4 HANA y abordar estos retos de la forma más sencilla y fiable. A continuación, te explicamos las principales funcionalidades de esta suite.
SiDM Materiales: Gestión optimizada de materiales en SAP
Las ineficiencias en la gestión de materiales de SAP pueden resolverse con las herramientas adecuadas. SiDM Materiales es la solución más completa del mercado para la gestión de datos maestros de materiales, y su implantación es rápida y sencilla, ya que no requiere componentes externos. Se ejecuta directamente dentro de SAP, eliminando la necesidad de desarrollar integraciones externas.
Estas son sus principales funcionalidades:
- Flujo de trabajo y control de solicitudes: Mejora la gestión de los datos maestros de materiales en SAP mediante flujos de trabajo personalizables y fáciles de usar, permitiendo la creación, revisión y aprobación de materiales con mayor control y precisión.
- Ampliación de Material Incompleto: Identifica y amplía automáticamente la información que falta en diferentes unidades organizativas y vistas, garantizando la disponibilidad y corrección de los datos para las operaciones diarias.
- Validación automática de datos: Aplica reglas de negocio para verificar, corregir e incluso rellenar automáticamente prácticamente cada campo del maestro de materiales, evitando errores y optimizando procesos clave como compras, ventas e inventario. Y para mayor comodidad, podemos ayudarte a construir esas reglas de negocio, utilizando modelos de IA para analizar tus propios datos maestros históricos e identificar los patrones adecuados.
- Corrección de Material Duplicado: Detecta y elimina duplicados utilizando múltiples criterios, evitando errores en la base de datos y costes adicionales.
- Normalización de textos: Admite la definición de plantillas de texto, para garantizar que todas las descripciones de materiales (cortas y largas) siguen una norma común. Además, las traducciones masivas a distintos idiomas son más fáciles que nunca.
- Gestión de datos a gran escala: Facilita la migración, las actualizaciones masivas y las ampliaciones de material, permitiendo la importación de datos desde Excel con validaciones automáticas para garantizar la precisión.
Solución sencilla para una gestión eficaz de tus datos maestros
En resumen, gracias a SiDM Materiales, las empresas pueden conseguir:
- Eliminación de materiales duplicados
- Mayor calidad y coherencia en los datos maestros de materiales
- Reglas empresariales documentadas que mantienen el saber hacer en tu empresa
- Automatización mediante flujos de trabajo personalizados
- Gestión masiva de datos sin riesgos
- Reducción de la carga de trabajo operativa tanto para el equipo como para el personal de apoyo
- Mayor eficacia en los procesos de compra, producción y logística
La implantación de SiDM Materiales garantiza un rápido retorno de la inversión, ya que optimiza la gestión de los datos maestros de materiales, mejora la precisión de los datos, agiliza los procesos operativos y refuerza la toma de decisiones empresariales. Ponte en contacto con Innova App ahora y descubre cómo SiDM Materiales puede transformar la gestión de datos maestros de materiales en tu sistema SAP.
