Hay compras que se resuelven con tres llamadas y compras que no deberían adjudicarse sin un acta. El error silencioso de la mayoría de los departamentos no es negociar mal: es usar el mismo instrumento para las dos.
¿Qué modelo de solicitud de oferta conviene en cada compra?
La elección depende de tres variables: cuán cerrada está la especificación, cuántos proveedores capaces hay en el mercado y cuánto pesa el criterio técnico frente al precio. Con especificación cerrada y competencia suficiente bastan una petición de oferta o una subasta inversa; cuando el criterio técnico pesa, hace falta una licitación con evaluación ponderada y apertura en sobre cerrado.
Comprar siempre igual sale caro de dos maneras
Un departamento que solo sabe hacer licitaciones formales tarda seis semanas en comprar unos rodamientos. Uno que solo sabe pedir tres ofertas por correo adjudica un contrato de transporte a tres años con una tabla de precios y ninguna evaluación técnica.
Las dos cosas cuestan dinero. La primera en horas y en retrasos; la segunda en un proveedor que gana por precio y falla en servicio. Y ninguna se arregla con más disciplina: se arregla teniendo varios instrumentos y sabiendo cuál toca.
Cuatro instrumentos, cuatro trabajos distintos
| Instrumento | Cuándo encaja | Qué resuelve | Qué pasa si lo fuerzas |
|---|---|---|---|
| Preselección de proveedores (RFI) | No sabes aún quién puede servirte, o el panel lleva años sin renovarse | Cualifica y amplía el mercado antes de pedir precio | Si lo saltas, pides oferta siempre a los mismos tres |
| Petición de oferta simple | Especificación cerrada, importe moderado, tres proveedores homologados | Un precio comparable, rápido, con trazabilidad mínima | Si lo usas en una compra compleja, decides sin evaluar lo técnico |
| Subasta inversa | Especificación idéntica para todos, tres o cuatro proveedores capaces, volumen que justifique la preparación | Exprime el precio con competencia en vivo | Si el criterio técnico pesa, compras barato algo que no puedes ejecutar |
| Licitación con evaluación técnica y comercial | Criterios técnicos con peso, costes indirectos, varias monedas, reparto por posición, o una adjudicación que habrá que defender | Decide con criterios ponderados y deja el proceso documentado | Si la usas para comprar consumibles, el proceso cuesta más que el ahorro |
Preselección. Es el instrumento que menos se usa y el que más cambia el resultado. El ahorro de una compra se decide en buena medida antes de pedir precio: en cuántos proveedores capaces hay dentro. Un panel cerrado durante cinco años no compite, negocia.
Petición de oferta simple. Tres ofertas, una tabla, una decisión. Funciona perfectamente para la mayor parte del gasto recurrente, y pretender otra cosa es burocracia. Lo único que no debería perder es el rastro: quién fue invitado, qué ofertó y de dónde salió el precio del pedido.
Subasta inversa. Los proveedores invitados pujan a la baja en una ventana acotada. Cada uno ve si va en cabeza y cuánto tiempo le queda para mejorar, no el precio de los demás. Encaja en commodities, transporte, consumibles y servicios estandarizados. Mal diseñada no genera ahorro: genera ofertas insostenibles que acaban en renegociación.
Licitación completa. Bases aprobadas, criterios y pesos fijados antes de invitar, periodo de preguntas comerciales, técnicas y jurídicas con fecha límite, apertura en sobre cerrado y matriz de evaluación ponderada. Es cara en esfuerzo y es la única que aguanta una auditoría tres años después.
El sobre cerrado no es un instrumento: es una garantía que se añade
La apertura en sobre cerrado significa que las ofertas quedan inaccesibles —para el comprador, para el responsable de categoría, para quien administra el sistema— hasta que una persona autorizada ejecuta la apertura, con registro de quién y cuándo.
No es solo control. Tiene un efecto comercial: cuando un proveedor sabe que nadie verá su número antes de tiempo, afina en la primera vuelta. Un proceso sin confidencialidad garantizada educa al mercado a guardarse margen para la segunda.
Por eso la combinación que mejor funciona en las compras grandes es sobre cerrado primero, subasta después: la ronda cerrada fija precios de partida honestos y cualifica técnicamente, y la puja se abre solo entre quienes superaron el corte técnico, sobre la variable económica.
El problema real no es elegir mal: es no poder elegir
En la mayoría de las organizaciones cada instrumento vive en un sitio distinto. La petición de oferta, en el correo. La subasta, en una plataforma contratada aparte. La licitación, en una carpeta compartida con el pliego en Word y el comparativo en Excel. Y el pedido, en SAP, tecleado a mano al final.
| Cada instrumento por su lado | Todos en el mismo sitio, dentro de SAP | |
|---|---|---|
| Elegir el modelo | Se usa el que la herramienta disponible permite | Se usa el que la compra pide |
| Datos de partida | Se reteclean en cada herramienta | Salen de la solicitud de pedido y del maestro |
| Trazabilidad | Repartida en tres sistemas y un buzón | Un expediente por proceso |
| Fin del proceso | Un correo diciendo quién ganó | Pedido o contrato creado desde la oferta ganadora |
| Medición del ahorro | Se reconstruye a mano cada trimestre | Se calcula sola, contra la línea base declarada |
Todo tiene que terminar en el pedido o en el contrato
Es la frontera que decide si el trabajo anterior sirvió de algo. Un proceso que acaba en un correo diciendo quién ganó deja la ejecución al azar: alguien teclea el precio, o no lo teclea, o lo teclea distinto.
Cuando el pedido o el contrato marco nacen de la oferta ganadora, tres cosas dejan de poder pasar: que el precio ejecutado no sea el adjudicado, que se compre fuera de contrato sin que nadie lo vea, y que el expediente y la ejecución cuenten historias distintas.
Medir el ahorro: centralizado, comparable y auditable
Un ahorro que hay que reconstruir a mano cada trimestre no es un indicador: es una discusión. Y casi ninguna discusión sobre ahorro es sobre el precio final — son todas sobre el punto de partida.
| Línea base | Cuándo es honesta | Por qué se abusa de ella |
|---|---|---|
| Monto presupuestado del proceso | Se declara al crearlo y viaja con él hasta la adjudicación | Si se fija con holgura, el ahorro sale inflado sin que nadie mienta |
| Última compra | Recurrentes con mercado estable | Ignora que el mercado haya bajado por sí solo |
| Precio de referencia del material | Materiales con precio mantenido y actualizado | Si el maestro está desactualizado, mide ficción |
| Mejor oferta inicial | Mide lo que aporta la negociación en sí | Es la más favorable: casi siempre da el número más grande |
La regla que convierte cualquiera de ellas en defendible es la misma: la línea base se declara antes de invitar, no se elige después de adjudicar.
Y hay una segunda condición, la que distingue un indicador de una anécdota: que el cálculo sea el mismo para los cuatro instrumentos y viva en un único sitio. Si la subasta se mide por el delta de la puja, la licitación contra el presupuesto y la petición de oferta contra nada, no hay un ahorro de compras: hay tres cifras que no se pueden sumar.
En una subasta inversa conviene guardar las dos: el delta entre la primera puja y la última —que dice si la subasta funcionó como mecanismo— y el adjudicado contra la línea base declarada —que dice si la empresa paga menos que antes—. Un delta grande con una base plana significa que los proveedores entraron altos a propósito.
Qué hace SiGO
SiGO es gestión de ofertas y licitaciones dentro de SAP: RFI/RFQ, participación de proveedores, matrices de evaluación, recomendación del ganador y creación del pedido. Los cuatro instrumentos, el mismo expediente y la misma forma de medir.
| Dolor del key user | Cómo lo resuelve SiGO |
|---|---|
| Un único modo de comprarlo todo | Desde la comparación simple de tres ofertas hasta la licitación con criterios ponderados, en la misma aplicación |
| El panel de proveedores lleva años sin renovarse | Procesos de preselección y sugerencia de proveedores antes de pedir precio |
| Rondas de mejora interminables por correo | Subasta inversa: ventana de puja a la baja, con la posición del proveedor, el tiempo restante y cada puja registrada |
| Cualquiera puede ver una oferta antes de tiempo | Apertura en sobre cerrado: ofertas no visibles hasta que la persona autorizada ejecuta la apertura, con registro de quién y cuándo |
| Comparar ofertas a mano lleva días | Calificación técnica y comercial ponderada, en una misma moneda y con costes indirectos |
| Adjudicaciones difíciles de justificar en auditoría | Criterios y pesos fijados antes de invitar, preguntas con fecha límite, aprobación de bases y adjudicación en SiLI, e histórico de rondas |
| El ahorro negociado no llega al pedido | El pedido o el contrato en SAP nacen de la oferta ganadora, no de un dato recopiado |
| Cada ahorro hay que reconstruirlo para reportarlo | Reporte de ahorro centralizado: lo presupuestado, lo ofertado, lo pujado y lo adjudicado, por proceso y por periodo |
| El proveedor no entra a SAP y los precios se reteclean | El proveedor participa desde el portal, en web o con plantilla Excel, sin usuario SAP |
Tres detalles que suelen decidir la conversación:
- Los proveedores y los evaluadores externos participan sin usuario SAP. No hay licencia que negociar para invitar a un tercero a una ronda o a una subasta.
- Sin coste por usuario ni por sociedad. Invitar a dos proveedores más no tiene coste marginal — y el tamaño del panel es justamente lo que determina cuánto ahorro hay sobre la mesa.
- Funciona en SAP ECC y S/4HANA (todas las ediciones excepto S/4HANA Cloud Public Edition), también sobre servidor web, sin Fiori ni BTP. Implementación en 4–8 semanas.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo conviene una petición de oferta simple y cuándo una licitación?
La petición de oferta encaja con especificación cerrada, importe moderado y proveedores ya homologados: tres ofertas comparables y una decisión rápida. La licitación con criterios ponderados conviene cuando el criterio técnico pesa, hay costes indirectos o varias monedas, o la adjudicación habrá que defenderla ante una auditoría.
¿Cuándo conviene una subasta inversa?
Con especificación idéntica para todos los participantes, al menos tres o cuatro proveedores capaces y volumen que justifique la preparación: commodities, transporte, consumibles, servicios estandarizados. No conviene cuando el criterio técnico pesa tanto como el precio o cuando la competencia real es escasa.
¿Qué es la apertura en sobre cerrado?
Es el mecanismo por el que las ofertas quedan inaccesibles para todos los participantes internos hasta que un usuario autorizado ejecuta la apertura en la fecha prevista, con registro de quién y cuándo. Garantiza que ninguna oferta se consulte ni se filtre antes de que cierre el plazo.
¿Se pueden combinar sobre cerrado y subasta inversa en el mismo proceso?
Sí, y es la secuencia recomendada: una ronda en sobre cerrado para fijar precios de partida y cualificar técnicamente, y una ventana de subasta abierta solo entre quienes superaron el corte técnico, sobre la variable económica.
¿Qué ve un proveedor mientras participa en una subasta inversa?
Ve si en ese momento es el líder de la subasta, el tiempo que queda hasta el cierre y tiene la opción de presentar una nueva oferta mejorando la suya. No ve los precios ofertados por el resto de participantes.
¿Contra qué se debe medir el ahorro de un proceso de compra?
Contra una línea base declarada antes de invitar: el monto presupuestado del proceso, la última compra o el precio de referencia del material. Para que la cifra sea comparable entre procesos, el criterio debe ser el mismo para todos los instrumentos y el cálculo debe vivir en un único sitio.
¿Compras todo de la misma manera porque tu herramienta solo sabe hacerlo así? Te enseñamos los cuatro modelos en pantalla, del proceso al pedido.
